Informe CRM ERP en América Latina: una inversión en el futuro de las PYMES

Recientemente he podido tener acceso al informe que el Grupo Aberdeen publicó en septiembre de 2010; Informe ERP en América Latina: una inversión en el futuro de las PYMES.

Este informe me ha resultado tremendamente interesante, ya que muestra con una impresionante claridad las ventajas y los beneficios del uso intensivo de herramientas ERP.

La calidad de su encuesta y la manera de mostrar y enfocar sus resultados y conclusiones, son sin duda el resultado de un trabajo muy serio y de una muy alta calidad.

En el documento se muestra una gran diferencia entre las empresas que usan un ERP como herramienta de gestión y las que no lo usan, incluso diferencia entre las que realizan un uso bajo, medio y alto de las herramientas ERP para mostrar unas diferencias muy significativas en su gestión diaria. 

Creo que este es uno de los puntos que más me ha llamado la atención, como han sido capaces de trasladar el resultado de su encuesta y de su trabajo al día a día de una empresa.

El estudio se ha realizado sobre PYMES, realizando encuestas a sus ejecutivos.

En el estudio se muestras datos muy significativos, como por ejemplo que la tasa de implantación de un ERP en América Latina es de un 66%, mucho más de lo que yo me esperaba, y situación que como veremos más adelante deja en una clara desventaja a aquellas empresas que aún no se han decidido por esta opción.

Como dato inicial, me gustaría detenerme en los motivos que llevaron a las empresas encuestadas y que no habían adquirido un ERP a no hacerlo y que podemos ver en la figura 3 del documento:

y a continuación nos muestran cuales son las causas que podrían animar a invertir a estas empresas:

Como podemos observar en el estudio, este nos muestra las importantes diferencias entre las empresas "mejores de su clase" del resto promedio:

Y además nos ilustra muy bien entre que es lo que marca la diferencia más allá de los datos y porque unas compañías se posicionan entre las mejores de su clase y otras no, indicándonos como se encuentra una importante diferencia en el uso intensivo que las mejores de su clase tienen del ERP en comparación con las empresas promedio, llegando a notar diferencias de hasta un 18% más de funcionalidades implementadas y hasta un 40% más que las rezagadas...

Por otro lado el estudio muestra con una gran claridad como se cuantifican en valores promedio los beneficios obtenidos por las empresas que han incorporado una herramienta ERP a su gestión:

Donde me llama especialmente la atención las diferencias entre la mejora de la producción y el aumento en la presentación de nuevos artículos, aunque cualquiera de los datos mostrados habla por si solo...

En definitiva este informe nos muestra de manera cruda los cambios que en una empresa puede suponer, no solo la adquisición de una herramienta ERP  sino la extensión de toda su capacidad a todas las áreas de la empresa y como su uso intensivo produce unos beneficios tangibles y que afectan directamente a indicadores que tienen un peso fundamental en la evolución de la empresa.

Una conclusión que me parece muy evidente y que nos puede servir para valorar la inversión en un ERP es comparar el coste del proyecto ERP con el resultado que en nuestra empresa pueden suponer los incrementos en la productividad mostrados en la tabla 4, aunque casi me atrevería a responder que comparado con uno solo de esos valores sobre nuestra empresa la inversión quedaría justificada.

Nota: He intentado insertar el documento para que quien pudiera estar interesado en profundizar en él (lo recomiendo mucho) pudiera descargarlo, pero las opciones de Blogger no me lo han permitido, por lo que toda persona interesada en poder obtener el estudio al completo solo tiene que solicitármelo por correo electrónico en la dirección: josedavid@ibiscomputer.com

Autor: Jose David Rodríguez.

Fuente de este artículo: Informe ERP en América Latina: una inversión en el futuro de las PYMES creado por el Grupo Aberdeen

Momento de agradecimiento y vacaciones.

Antes de irme a disfrutar de las que creo son unas merecidas vacaciones, quiero agradecer a todos los visitantes del blog su atención y participación.

Hace algo más de un año desde que comencé este proyecto personal, las visitas han ido creciendo y creciendo, así como el número de personas que al ponerse en contacto conmigo, han podido ir aportándome sus necesidades y otras maneras de ver el mundo  CRM ERP.

En este tiempo hemos podido conocer y profundizar en conceptos como ¿Qué es un CRM?, ¿Qué es un ERP? ¿Qué es el BI? y conocer opiniones sobre como elegir un CRM o un ERP.

También hemos podido tomar contacto con el actual problema de las NIIF en Colombia, sobre los distintos tipos de Software de Gestión, o últimamente comenzando a conocer algunas recomendaciones para comenzar a implantar un CRM, a lo que seguiré dando continuidad hasta continuar con la implantación de un ERP.

También he experimentado con la inclusión de algunos vídeos y parece que han sido muy bien aceptados, por lo que espero seguir en esa línea.

En cualquier caso, ahora me toca tomarme un pequeño tiempo de descanso y desconectar un poco en las vacaciones. Siempre viene bien romper con el día a día para volver con las pilas cargadas ;-)

Los correos o comentarios que reciba durante mis vacaciones los responderé a mi vuelta, un poquito después de mediados de Septiembre, momento en el que reanudaré las publicaciones en el Blog.

Hasta entonces me despido con mis mejores deseos para todos vosotros en lo que queda de verano.

José David

La obsolescencia del CRM ERP: llegó el momento del cambio (Colaboración)

En esta ocasión quiero compartir un artículo que me ha hecho llegar Eduardo Martínez, quien es

es un blogger apasionado por las nuevas tecnologías, especialmente con todo lo relacionado por el Software de Gestión y las soluciones de Cloud Computing. Actualmente se encuentra estudiando en el Master de ERP II de IEBS.

La obsolescencia del ERP: llegó el momento del cambio (Colaboración):

“Mi programa ERP es poco funcional, su velocidad es demasiado lenta”… si estás haciendo reflexiones como esta me temo que tu programa de gestión ha quedado totalmente obsoleto. Al igual que sucede con  la mayoría de los productos tecnológicos, el ERP de tu empresa también tiene una vida útil finita y, a pesar de estar diseñados para mejorar el rendimiento y la productividad de las organizaciones, su obsolescencia puede causar el efecto contrario. La pregunta que debemos hacernos llegados a este punto es… ¿Cuál es el momento de cambiar de ERP?

Mi programa ERP no está adaptado para trabajar en un entorno global.

Vivimos en un mundo global y las restricciones a exportar e importar son cada vez menores. Ello obliga a las empresas a contar con tecnología capaz de trabajar en múltiples idiomas y con distintas monedas. Si estás pensando en superar las barreras nacionales y el software de gestión de tu empresa carece de estas capacidades posiblemente ha llegado el momento del cambio.

Mi software de gestión no está preparado para trabajar vender online.

¿Estás pensando en vender por Internet?  Todos hemos sido testigos del impresionante auge que ha experimentado el e-commerce en nuestro país. A pesar de que los principales desarrolladores de ERP ya han adaptado sus nuevas versiones a este nuevo canal, lo cierto es que muchas empresas todavía no cuentan con un ERP preparado para vender por Internet.

La lentitud de mi programa ERP se ha convertido en una verdadera ineficiencia.

Trabajar con tecnología obsoleta puede convertirse en todo un engorro que repercute negativamente en la productividad de los trabajadores causándoles frustración e irritabilidad.

Los tiempos muertos son una verdadera lacra para la productividad empresarial así que si consideras que la velocidad de tu programa ERP  es demasiado lenta puede ser un buen indicador de su obsolescencia.

Ya no se liberan nuevas actualizaciones.

¿Se actualiza el sistema en sí mismo de forma coherente? ¿Se liberan nuevas actualizaciones y versiones nuevas con regularidad? Si no puedes responder afirmativamente a estas preguntas posiblemente tu ERP ha quedado ya obsoleto.

Quiero llevar mi programa de gestión a la Nube.

¿Has oído hablar del Cloud ERP? Trasladar todo nuestro software de gestión a la Nube es ahora más seguro y rentable que nunca. Su principal aspecto diferencial sin duda es la gran diferencia de coste frente a la solución tradicional.

El Cloud ERP posee una condición de servicio: todo nuestro software está alojado en un servidor externo a nuestra empresa y, por tanto, sus costes de mantenimiento y reparación van a correr a cargo de nuestro proveedor.

La falta de inversión, una verdadera rémora al cambio.

A pesar de todo lo anterior, muchas empresas optan por seguir trabajando con programas ERP totalmente obsoletos… ¿Los motivos? Resistencias al cambio por parte de trabajadores y directivos, los elevados costes del proceso y, por supuesto, la ausencia total de inversiones.

Esta falta de inversión lleva a las empresas ya no solo a retrasar el necesario cambio de ERP sino que también ha hecho que muchas organizaciones hayan descartado labores de actualización y de mantenimiento de sus sistemas trabajando con tecnologías  totalmente obsoletas y con un gran potencial de sufrir averías y errores.

A pesar de todo… ¿Merece la pena el cambio? En un entorno tan dinámico y competitivo como el actual necesitamos todo aquello que pueda ayudarnos  a conseguir una ventaja competitiva para poder sobrevivir.  ¿Quieres otro motivo? Como digo siempre, “tu competencia ya lo está haciendo”.

¿Te ha gustado este artículo? En ese caso… ¡Coméntalo y compártelo! 

Autor: Eduardo Martínez

Como usar un CRM ERP; El CRM (II) Primeros beneficios (Vídeo)

Autor: Jose David Rodríguez

Como usar un CRM ERP; El CRM, Primeros beneficios

Hemos visto como comenzar a usar un CRM de una manera muy básica y sencilla, tan solo dábamos de alta los leads con los que trabajábamos y las actividades que realizábamos con ellos.

En estas actividades, señalábamos a que campaña y producto iban destinadas esas actividades.

Pues bien, con tan poca información ya podemos obtener una gran cantidad de información para poder trabajar con ella.

Gracias a este registro de actividad, ya dispondríamos de la capacidad de explotar estadísticas en función de los leads o clientes según:

• La campaña a la que hayan respondido.
• El producto por el que se hayan interesado.
• Su localización geográfica.
• Su actividad.
• Sus interlocutores.
• Su numero de empleados u otros datos similares que hayamos registrado.
• Según las actividades generadas.

Desde luego que podemos obtener dicha información, pero la gran ventaja que nos aportará un CRM es la capacidad para cruzarla, es decir, poder obtener informes indicándonos por ejemplo:

• La campaña x, ¿Qué nos ha generado? ¿más visitas o más llamadas telefónicas? el resultado de esa campaña, por ejemplo una feria, es que los contactos se han interesado especialmente sobre un producto concreto. Así podremos potenciarlo o repetir campañas.
• Los clientes de una zona geográfica determinada responden mejor a una campaña o un producto.
• Determinado tipo de cargos en las empresas contactadas son los  que mayor interés prestan a determinados productos.

La cantidad de cruces que se puede realizar con estos datos es enorme, pudiendo estudiar si por ejemplo una  feria (campaña), ha provocado un gran interés sobre nuestra línea "blue sky" (producto) y eso ha generado un numero determinado de visitas y otro de llamadas (en actividades), donde además sabemos que comerciales las han trabajado con mayor intensidad...

Si, ya sé que falta algo... Una feria nos puede haber generado una gran actividad, pero lo que importa; ¿Cuántas ventas reales nos ha proporcionado? Bueno, recordad que hemos comenzado tan solo con un uso básico y sencillo del CRM, por lo que ese aspecto lo incorporaremos en la siguiente entrega.

Bien, ahora, ¿nos parece interesante poder disponer de toda esta información en tiempo real? Desde luego todo apunta a que como Directores Comerciales o Gerentes dispondríamos de una información de gran calidad para ayudarnos en la toma de decisiones.

Además dado que disponemos de toda la información anteriormente descrita, podríamos aprovechar para realizar sobre ellas acciones masivas, por ejemplo, filtrar a los clientes "Vip "o" que pertenezcan a una zona geográfica determinada "y" no hayan recibido ni llamadas ni visitas en los 6 últimos meses para:

• Realizar el envío de una invitación a algo?
• Asignar una llamada o visita a nuestros comerciales?

Eso es decisión nuestra como Directores de Departamento, pero lo importante es que podremos hacerlo.

Autor: Jose David Rodríguez

Como usar un CRM ERP; El CRM (I) (Vídeo)

Autor: Jose David Rodríguez

Como superar las barreras de implantación de un CRM

Tenía pensado continuar indicando como ir obteniendo poco a poco mayores beneficios de un CRM, sin embargo, al leer el comentario de Sergio en mi último artículo, comprendí que además era necesario ir deteniéndonos paralelamente en los problemas que nos podemos ir encontrando cuando nos animamos a ponerlo en marcha.

En el artículo "Como usar un CRM" comentaba como poder poner en marcha una herramienta de este tipo de manera sencilla, paulatina y empleando poco esfuerzo, sin embargo es cierto que podemos encontrarnos obstáculos y que deberemos ser capaces de salvarlos.

Nuestros comerciales.

Si, ese es el principal obstáculo que encontraremos, no porque tengan mala voluntad, todo tiene motivos muy entendibles, y es más, entenderlos nos ayudará a salvar la barrera.

Una de las características del trabajo comercial suele ser la libertad, si, suena bien ¿no?. Sin entrar a valorar los por que, es una particularidad del trabajo comercial, este ha de disponer de libertad de salir a ver clientes, comer con ellos, entrar y salir de la oficina... Históricamente el trabajo comercial no ha estado tan sujeto a controles horarios como el de otros departamentos.

Claro, si tenemos que hacer que un comercial refleje su actividad en un CRM, esté lo primero que sentirá será una sensación de control sobre él a la que no está acostumbrado y eso es muy fácil que genere rechazo.

Además debemos sumar que tendrá que hacer un trabajo extra de documentación de su trabajo que antes probablemente no hiciera.

Bueno, lo que se puede o debe controlar a cada comercial es una cuestión de estrategia de cada empresa, pero en lo que al CRM respecta, yo recomiendo como decía en el articulo "Como usar un CRM" es comenzar con objetivos modestos, es decir, tan solo registrar los leads y las actividades que se realizan con ellos.

Con respecto a las actividades se puede ser más o menos exigente, se puede decidir incorporar poco detalle o mucho detalle, dar de alta una actividad por cada llamada que hagamos para intentar concertar una visita por ejemplo, o tan solo, dar una actividad donde se vaya ampliando la información con textos como:

"No estaba, volver a llamar*********tampoco estaba, he dejado mis datos de contacto********* me dicen que no está pero creo que me da largas***** visita concertada"

Los asteriscos separan notas de una misma actividad que es llamar a un lead para conseguir una cita.

Insisto, es más importante conseguir que los comerciales registren los leads y hagan anotaciones cortas en sus actividades que procurar presionar para pasar de la nada al todo en poco tiempo.

Una vez los comerciales han obtenido el hábito, cuesta muchísimo menos ir dando los siguientes pasos.

Aún así, nos queda salvar el aspecto de la sensación de control. Mi opinión al respecto es comenzar no mostrando mucho interés en el control, sino evidenciando solo interés en el registro de actividades.

Esto es fácil trasladárselo cuando lo que les mostramos que nos interesa es ver si han registrado la actividad pero no ponemos en cuestión si han trabajado o no, o si hacen bien su trabajo.

Por otro lado, supongo que todas las empresas solicitan algún tipo de reporte a sus comerciales. Preparar este tipo de reportes, para los comerciales siempre es.... "un tostón". Debemos en la medida de las posibilidades ir dejando de pedirles cada vez más reportes, por ejemplo, aún necesitaremos solicitar el reporte de ventas, ya que no las hemos enlazado aún, pero los reportes de visitas podemos dejar de pedirlos a aquellos comerciales que vayan registrando debidamente la información en el CRM.

Además de lo anterior, podemos encontrarnos con comerciales obsoletos tecnológicamente, la cual considero la más difícil de las situaciones.

Ante esta situación la única solución es destinar tiempo a su formación y elegir fronts (pantallas para el usuario) que sean muy muy sencillas.

Soy consciente de que me dejo cosas en el tintero, pero al igual que en el uso, en las barreras iré ampliando información y abundando en posibles estrategias en próximos artículos.

Autor: Jose David Rodríguez