Como elegir un ERP; Aspectos funcionales. (II)

Escalabilidad.

La escalabilidad es la capacidad que podrá tener el  CRM ERP  que seleccionemos de crecer en función de como lo vaya haciendo nuestra empresa.

Es muy habitual que adquiramos una herramienta para ofrecer cobertura a nuestras necesidades actuales. Pongamos como ejemplo 15 usuarios que realizan la distribución de algún tipo de producto. Pero es habitual y más aún en los tiempos que corren que de manera inesperada debamos ampliar o hacer girar nuestro negocio teniendo que incluir aspectos como fabricación, proyectos, gestión de lotes, o ampliación de  usuarios.

Si para poder ofrecer cobertura a estos nuevos escenarios debemos adquirir una nueva version superior del programa, una versión "Gold" o cualquiera de los nombres que navegan por el mercado, con toda seguridad estaremos hablando de un cambio de programa. 

Un cambio de programa, aunque se trate del mismo fabricante, siempre supone volcados de datos, nuevos interfaz (Pantallas), nuevas formaciones... En definitiva, estaremos de nuevo ante la implantación de un  CRM ERP .

Por eso, cuando vayamos a tomar una decisión, otro de los puntos que deberemos valorar es la escalabilidad de la herramienta.

Capacidad de personalización.

Antes hemos hablado de como un  CRM ERP  ha de poder ofrecer la posibilidad de adaptación a aquellas situaciones particulares de nuestro negocio. En este sentido es imprescindible que tanto en la oferta que recibamos como en los posibles contratos que debamos firmar después para formalizarlos vengan detalladas las tarifas aplicables después del proyecto.

Aunque conozcamos estas tarifas, un pequeño desarrollo que solicitemos una vez finalizado el proyecto pueden valorarse en una cantidad de horas muy distintas por unos proveedores y otros, ya que en algunos ERP´s resulta más sencillo realizar modificaciones que en otros. 

Este apartado resulta realmente difícil de analizar, por lo que la manera más objetiva de poder hacerlo creo que es realizar una amplia consulta de satisfacción a clientes que ya usan los sistemas  CRM ERP  que estamos valorando. A este tipo de consultas dedicaremos un artículo debido a su importancia.

Lo que sin embargo nos resultará más sencillo de analizar es la capacidad que dispondrá un usuario a la hora de personalizar las pantallas con las que deberá trabajar. Que un usuario disponga de amplia capacidad para este aspecto y la posibilidad de poder manejar la información del sistema de manera sencilla (a la que tenga acceso por supuesto), nos ayudará a salvar muchas barreras que con ellos nos encontraremos.

Ejemplo de una pantalla estándar y una adaptada por un usuario:

Pantalla estándar.

Misma pantalla del mismo ERP personalizada por el usuario.

Como elegir un ERP; Aspectos funcionales. (I)

Ya que probablemente los aspectos funcionales serán en los que más nos fijemos a la hora se seleccionar un  CRM ERP , haremos un repaso de algunos puntos que deberíamos tener en cuenta en este apartado.

Interfaz amigable.

Se denomina interfaz a la pantalla que el usuario maneja. Ya, ya sé que lo podíamos llamar pantalla, pero... en este mundo se usan mucho este tipo de palabras. Cuando nos referimos a amigable, tratamos de decir que la pantalla ha resultar agradable para el usuario.

En muchas ocasiones he oído la frase "la pantalla será como tenga que ser!!!" y por cierto, dicho de una manera bastante autoritaria. Aunque será un tema que tratemos en otro apartado me gustaría señalar que para el satisfactorio arranque de un proyecto, hacer al usuario las cosas fáciles ahorrará una gran cantidad de barreras y facilitará mucho su colaboración.

Pongamos un ejemplo, ¿Con que pantalla le apetece más trabajar y que pantalla le produce mayor rechazo en una primera impresión?

A.-

B.-

C.-

Estoy de acuerdo en que no se debe elegir un  CRM ERP  tan solo por su apariencia, pero sí creo que debe ser uno de los aspectos a tener en cuenta.

Funcionalidad adecuada a nuestras necesidades.

Debemos partir de la base de que un  CRM ERP  por definición debe poder aceptar desarrollos de manera sencilla, es decir, que no suponga un importante desembolso económico realizar pequeñas adaptaciones que requiramos para nuestro negocio en particular.

Sin embargo, hemos de tener en cuenta que es prácticamente imposible que exista un  CRM ERP  que contemple esos detalles que son particulares de nuestra manera de llevar el negocio, sin embargo, salvo ese aproximadamente 5% de particularidades, el  CRM ERP  debería mostrar y demostrar que la funcionalidad que pone a nuestra disposición ofrece solución al 95% restante de nuestra actividad.

Más adelante comentaremos y pondremos algún ejemplo de como proponer a un proveedor de  CRM ERP  un caso de negocio que contemple nuestras causísticas para poder comprobar como el sistema ofrece la cobertura esperada a las mismas.

Mientras tanto, si nos encontramos analizando un  CRM ERP  en la actualidad, antes de tomar una decisión, es de obligado cumplimiento solicitar una demostración del producto en profundidad en la que podamos comprobar como el sistema soluciona nuestras necesidades en presupuestos, facturación, stock, tesorería, fabricación, proyectos o en los apartados que en función de nuestra actividad necesitemos ahondar más.

Cuando nos presentan un producto en muchas ocasiones se busca distraer nuestra atención con maravillosas presentaciones de Power Point o magníficos gráficos, sin embargo, es en como realiza las operaciones internas, como organiza la información, como la traza y como maneja el dato único donde deberíamos centrar nuestra atención en primer lugar.

Desde luego que la presentación de la información, ser capaces de mostrar gráficos de manera sencilla, poder obtener "fotos" de nuestra empresa de un solo vistazo gracias a unos gráficos bien medidos y organizados nos ayudará a poder realizar un seguimiento de nuestra empresa en tiempo real, sin embargo, lo importante de estos gráficos es la información que nos transmiten, y solo podrán resultar realmente operativos si la información sobre la que se basan es de calidad.

Cobertura.

Como ya he comentado anteriormente, el  CRM ERP  que seleccionemos debería ofrecer cobertura a nuestras necesidades en un 95%, aunque bajo mi punto de vista, un 90% también sería aceptable, en cualquier caso resulta evidente que deberemos comprobar su alcance en este sentido. Por otro lado, de igual importancia resulta no vernos obligados a que la funcionalidad que debamos adquirir se encuentre sobreestimada, es decir, que no debamos adquirir más que aquella que realmente vamos a necesitar y usar.

Por este motivo, en la fase de selección del  CRM ERP , debemos valorar que este sea modular y poder así, elegir tan solo la funcionalidad que necesitemos.

Continua en: Como elegir un ERP; Aspectos funcionales. (II)