Business Intelligence en el ERP; Mejorando la gestión empresarial

CRM, ERP y Business Intelligence; Cerrando el círculo

El uso del CRM, del ERP y del Business Intelligence es el camino para cerrar el círculo de una buena gestión empresarial.

A pesar de que desde luego para poder usar un ERP es necesario alimentarlo con datos como artículos, clientes, proveedores, tarifas, etc. Una vez que lo tenemos en disposición de ser correctamente usado, el inicio de la información comienza por la incorporación de datos mediante el CRM. Con él comenzaremos el registro de información como la creación de nuevas campañas para lanzar nuestros productos o servicios, el establecimiento de objetivos y la configuración de estrategias de venta y de atención al cliente.

Una vez disponemos de la estrategia, es el momento de comenzar el alta y registro de propects y leads y realizar el seguimiento de de actividades y oportunidades hasta la conversión del lead en cliente.

Cuando hemos convertido el lead en cliente entra en juego el ERP, que gestiona la actividad operativa y logística, es decir la ejecución de pedidos, entregas, fabricación o creación de servicios en su caso, facturación, compras necesarias, cobros y pagos y contabilización. Por supuesto la actividad comercial continúa siendo gestionada y registrada en el CRM.

Ahora es el momento en el que entra en juego la parte de Business Intelligence, ya que es el momento de recopilar y analizar la información que hemos obtenido con nuestra actividad, ya que es el análisis de ésta, es decir, de el resultado de nuestras campañas, de nuestra actividad comercial, de nuestra estrategia, de como hemos prestado nuestros servicios, de como se están comportando con nosotros nuestros proveedores en servicios y precios, de la evolución de nuestra facturación, de nuestros cobros y pagos y de la situación financiera de nuestra empresa la que nos facilitará la toma de decisiones.

Estas decisiones, se toman tanto a corto como a medio plazo (El largo plazo en el mundo empresarial casi ha desaparecido...), es decir, tan importante es crear una buena estrategia para comenzar el año como ser capaz de tomar decisiones en tiempo real para modificar esta en función de su evolución.

Por ese motivo, es tan importante que nuestro sistema Business Intelligence sea capaz de mostrar correctamente tanto la información acumulada de nuestra actividad como la información en tiempo real para poder tomar decisiones de manera ágil y eficaz.

De esta manera se cierra el circulo, con el comienzo de toda nuestra estrategia plasmada en el CRM y con su actualización o modificación tras el análisis de los datos obtenidos del Business Intelligence.

Por estos motivos, y con el objeto de que podamos confiar en la información que analizamos, es necesario contar con un sistema que aúne las tres herramientas en uno solo.

Business intelligence en el CRM ERP

El Business Intelligence es un concepto que actualmente se encuentra en boca de todos, por lo que vamos a intentar desgranar a que se refiere en realidad y cual es su aplicación con las nuevas herramientas de trabajo CRM ERP.

Wikipedia nos define Business Intelligence como: inteligencia empresarial, inteligencia de negocios o BI (del inglés business intelligence) al conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de datos existentes en una organización o empresa.

No es que me fíe demasiado de Wikipedia, es tan solo que me parece un buen punto de partida.

Vista esta definición, podemos centrarnos en la frase "herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de datos existentes en una organización o empresa."

Para poder entender realmente el concepto de los programas BI, debemos entender por qué nacen.

Antes de la expansión de las herramientas CRM ERP hacía los mercados de las pequeñas y medianas empresas, estás, como ya hemos comentado en artículos anteriores, realizaban el soporte de sus procesos (administrativos, financieros, contables, operativos, comerciales, etc.) mediante herramientas inconexas, es decir, mediante islas de información.

Probablemente se tuviera un programa que realizara la contabilidad y la presentación de impuestos, los comerciales podrían llevar su gestión en archivos de Word, quizás combinados con Excel, la parte productiva, sea almacén o fabricación o cualquier otro, es posible que tuviera un programa específico de su sector, etc.

Podemos imaginar que ante este panorama, cuando el responsable de la organización deseaba extraer cierta información como podría ser, comparativa de los importes ofertados vs. importes facturados, actividad operativa vs. costes, etc. tenía que cruzar información de esas diferentes "islas de información", con lo que podemos imaginar la locura en la que eso se puede convertir.

Es en base a estas situaciones, es cuando nacen las herramientas de BI, cuyo principal papel se basa en recolectar las distintas informaciones provenientes de cada una de las islas para después poder cruzarla y mostrarla de manera organizada y fácil de visualizar, de manera que ahora sí, el responsable de la organización puede obtener datos fiables con los que poder tomar decisiones, crear estrategias, etc.

Sin embargo con la expansión del uso de herramientas CRM ERP  este tipo de herramientas (herramientas de BI) Comienzan a perder peso en el mercado por la nueva situación que los CRM ERP crean en las organizaciones.

Si nos atenemos a la filosofía CRM ERP  este, ha de eliminar las islas de información existentes en la empresa para aunar todos los procesos en una única herramienta, de manera que ahora, cruzar  la información, extraerla y visualizarla, se convierte en una tarea sencilla.

De todas maneras, y seguramente siguiendo el "Boom" y el tirón que tiene el concepto de "Business Intelligence" la mayor parte de los CRM ERP  ofrecen módulos específicos de BI, que en el mejor de los casos, lo único que aportan, o mejor dicho, que deberían aportar es facilitar la observación de los datos, ya que por definición, sin esos módulos, el CRM ERP ya debería aportar la funcionalidad necesaria para poder extraer los datos de manera que resulte sencillo informarse para la correcta toma de decisiones o creación de estrategias.

Autor: Jose David Rodríguez