Ibs Technology en colaboración con Solutek y con la Cámara de Comercio Hispano Colombiana y en base al acuerdo de colaboración que tienen suscrito para el impulso de las nuevas tecnologías en la PyME, organizan la:IV Conferencia Speed Learning: CRM, ERP Y WEB, IMPULSOS PARA LA PyME.La conferencia se celebrará el próximo Jueves 28 de Mayo a las 08:00 hrs. en el salón-terraza Calatrava de la Camara de Comercio Hispano Colombiana, situada en la Calle 90 Nro 18-16
INSCRIPCIÓN GRATUITA
 
Siguiendo con el modelo ya iniciado a finales del año pasado, este tipo de conferencias se enfocan como un sistema de divulgación rápido y ágil, transmitiendo a los asistentes la información de manera muy sintetizada en tan solo 45 minutos. De esta manera los asistentes pueden obtener los “Tips” claves de cada materia de manera muy resumida para después profundizar en ellos en función de su interés.
En esta ocasión las ponencias serán las siguientes:
En esta IV edición de las conferencias Speed Learning, queremos analizar los falsos mitos creados alrededor de las herramientas CRM, mostrando su verdadero concepto y de esta manera poder entender mejor su aplicación real a la PyME. Por otro lado y ofreciendo continuidad a las anteriores conferencias queremos combinar, la recomendación de las claves principales que una PyME debería tener en cuenta para que la implantación de su ERP resulte exitosa y profundizar en las nuevas realidades a las que la movilidad (tablets, smartphones, etc) obligará a enfrentarse a las empresas.
La Cámara de Comercio Hispano Colombiana e Ibs Technology continúan promocionando este tipo de iniciativas en el marco de la colaboración para el impulso de las nuevas tecnologías, buscando la creación de empresas más fuertes y más competitivas mediante la formación, la divulgación y gracias a la innovación tecnológica.
Autor: Jose David Rodriguez.
Director de Expansión en Latam.
Calle 90 # 12 - 28 Piso 2 Calle Menor 4, Nave 9
Chicó, Bogotá Colmenar Viejo, Madrid
Tlfn: (571) 658 37 51
Móvil / Celular:
Web Colombia: www.ibserp.co Web España: www.ibiscomputer.com
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martes, 12 de mayo de 2015
IV Conferencia Speed Learning: CRM, ERP y WEB, impulsos para la PyME
jueves, 15 de mayo de 2014
Implantación ERP; ¿total o por fases?
Cuando nos disponemos a afrontar la implantación de un ERP existen una gran cantidad de condicionantes para poder elegir si es mejor abordar una automatización total de nuestra empresa o es mucho mejor hacerlo por fases.
.- Coste. En ocasiones nuestra empresa no cuenta con la suficiente liquidez o capacidad de inversión como para invertir en un sistema completo de gestión. Ante esta situación es habitual optar por herramientas más económicas aún a sabiendas de que en un plazo no muy largo esta se quedará pequeña para nuestras necesidades.
A veces merece mucho más la pena optar por una herramienta, que aunque más cara, nos garantiza la continuidad de nuestra inversión a largo plazo. La mejor manera de abordar este tipo de inversiones es contratar la automatización de parte de nuestros procesos no queriendo abarcarlos todos, tan solo los indispensables, e ir aumentando su cobertura poco a poco en función de nuestro crecimiento y capacidad de inversión.
Este tipo de implantaciones además ayuda mucho para reducir los costes de la inversión, dado que finalizar las fases posteriores resultará mucho más económico si las contratamos después, expliquemos el por qué.
Cuando contratamos la implantación de un ERP, estamos contratando la implantación de una herramienta que no conocemos, es decir, sí, la habremos estudiado, comparado con otros, pero sin embargo el conocimiento que tenemos en ese momento de nuestro nuevo sistema ERP aún es muy escaso.
Cuando hemos implantado el ERP y llevamos cierto tiempo trabajando con él es cuando ya sí lo conocemos, la mayor parte de sus funcionalidades, sus recursos y hemos generado experiencia con él y ahora si estamos en la disposición y con el conocimiento necesario para poder solicitar a nuestro proveedor de servicios la implantación de los modulos restantes.
Como ejemplo de lo que estamos comentando pondremos una recomendación muy útil para las empresas que quieran implantar un ERP.
La implantación de un ERP suele comentarse en toda la empresa y los usuarios toman posiciones muy dispares al respecto. En este sentido en muchas ocasiones hacen recomendaciones sobre sus necesidades por lo que el ejemplo comienza como sigue:
Usuario: Necesitaría que el nuevo ERP tenga o haga.... (20 puntos)
Responsable de la implantación: Perfecto, buena idea, ponmelo por escrito y lo tendré en cuenta.
Usuario: Al tener que ponerlo por escrito el usuario sólo indica 15 puntos....
Usuario: (Al tiempo, cuando se ha hecho la implantación), perdón, he visto que no se tuvieron en cuenta los puntos que solicité.
Responsable de la implantación: Es cierto!!!!! vaya... se me pasó y no sé donde las puse.... vuelvemelas a escribir y las comentamos por favor.
Usuario: Escribe ahora tan solo 10
Ya se han reducido a la mitad las necesidades que solicitaba el usuario inicialmente, y con toda seguridad tras una reunión con él podrán ser reducidos a 5 o incluso a 0.
Hay que tener en cuenta, que al pedir parametrizaciones o personalizaciones sin haber trabajado con el sistema, lo hacemos sobre la imaginación, y cuando tenemos el sistema, sencillamente nos damos cuenta que, o bien el sistema hace lo que necesitamos mediante un camino distinto al que lo hacíamos o ´habíamos imaginado, o que gracias a la nueva funcionalidad, esa necesidad ha perdido su utilidad.
Si tenemos en cuenta que generalmente cada punto cuesta dinero... ¿Cuando habremos ahorrado?
Por eso, y aunque es muy habitual cuando se valora la incorporación de un proyecto ERP se suelen pedir valoraciones llave en mano, hemos de considerar la posibilidad de realizar la adquisición únicamente de los módulos básicos e ir haciéndolo crecer cuando hayamos generado experiencia sobre el sistema.
Evidentemente esto nos sitúa ante el riesgo de cuanto nos van a costar los crecimientos posteriores, lo cual trataremos en próximos artículos.
.- Coste. En ocasiones nuestra empresa no cuenta con la suficiente liquidez o capacidad de inversión como para invertir en un sistema completo de gestión. Ante esta situación es habitual optar por herramientas más económicas aún a sabiendas de que en un plazo no muy largo esta se quedará pequeña para nuestras necesidades.
A veces merece mucho más la pena optar por una herramienta, que aunque más cara, nos garantiza la continuidad de nuestra inversión a largo plazo. La mejor manera de abordar este tipo de inversiones es contratar la automatización de parte de nuestros procesos no queriendo abarcarlos todos, tan solo los indispensables, e ir aumentando su cobertura poco a poco en función de nuestro crecimiento y capacidad de inversión.
Este tipo de implantaciones además ayuda mucho para reducir los costes de la inversión, dado que finalizar las fases posteriores resultará mucho más económico si las contratamos después, expliquemos el por qué.
Cuando contratamos la implantación de un ERP, estamos contratando la implantación de una herramienta que no conocemos, es decir, sí, la habremos estudiado, comparado con otros, pero sin embargo el conocimiento que tenemos en ese momento de nuestro nuevo sistema ERP aún es muy escaso.
Cuando hemos implantado el ERP y llevamos cierto tiempo trabajando con él es cuando ya sí lo conocemos, la mayor parte de sus funcionalidades, sus recursos y hemos generado experiencia con él y ahora si estamos en la disposición y con el conocimiento necesario para poder solicitar a nuestro proveedor de servicios la implantación de los modulos restantes.
Como ejemplo de lo que estamos comentando pondremos una recomendación muy útil para las empresas que quieran implantar un ERP.
La implantación de un ERP suele comentarse en toda la empresa y los usuarios toman posiciones muy dispares al respecto. En este sentido en muchas ocasiones hacen recomendaciones sobre sus necesidades por lo que el ejemplo comienza como sigue:
Usuario: Necesitaría que el nuevo ERP tenga o haga.... (20 puntos)
Responsable de la implantación: Perfecto, buena idea, ponmelo por escrito y lo tendré en cuenta.
Usuario: Al tener que ponerlo por escrito el usuario sólo indica 15 puntos....
Usuario: (Al tiempo, cuando se ha hecho la implantación), perdón, he visto que no se tuvieron en cuenta los puntos que solicité.
Responsable de la implantación: Es cierto!!!!! vaya... se me pasó y no sé donde las puse.... vuelvemelas a escribir y las comentamos por favor.
Usuario: Escribe ahora tan solo 10
Ya se han reducido a la mitad las necesidades que solicitaba el usuario inicialmente, y con toda seguridad tras una reunión con él podrán ser reducidos a 5 o incluso a 0.
Hay que tener en cuenta, que al pedir parametrizaciones o personalizaciones sin haber trabajado con el sistema, lo hacemos sobre la imaginación, y cuando tenemos el sistema, sencillamente nos damos cuenta que, o bien el sistema hace lo que necesitamos mediante un camino distinto al que lo hacíamos o ´habíamos imaginado, o que gracias a la nueva funcionalidad, esa necesidad ha perdido su utilidad.
Si tenemos en cuenta que generalmente cada punto cuesta dinero... ¿Cuando habremos ahorrado?
Por eso, y aunque es muy habitual cuando se valora la incorporación de un proyecto ERP se suelen pedir valoraciones llave en mano, hemos de considerar la posibilidad de realizar la adquisición únicamente de los módulos básicos e ir haciéndolo crecer cuando hayamos generado experiencia sobre el sistema.
Evidentemente esto nos sitúa ante el riesgo de cuanto nos van a costar los crecimientos posteriores, lo cual trataremos en próximos artículos.
Autor: Jose David Rodriguez.
Director de Expansión en Latam.
Calle 90 # 12 - 28 Piso 2 Calle Menor 4, Nave 9
Chicó, Bogotá Colmenar Viejo, Madrid
Tlfn: (571) 658 37 51
Móvil / Celular:
Web Colombia: www.ibserp.co Web España: www.ibiscomputer.com
lunes, 2 de diciembre de 2013
Como usar un CRM ERP; El CRM (III) la unión con lo económico
En los anteriores artículos hemos podido observar los grandes beneficios de usar un CRM y como no es tan complicado comenzar a hacerlo, de hecho ya que hemos cubierto la parte más difícil, solo nos queda completarlo incorporando la parte económica a los datos que estamos registrando y esto lo haremos mediante la gestión de "oportunidades".
Como nuestro equipo comercial ya se encuentra habituado al registro de nuevos contactos en el CRM, sus actividades, su categorización, etc. Solo nos queda registrar un dato más, las oportunidades de negocio que nos puede generar cada actividad.
Si, digo bien, actividad, ya que al estar esta dentro de cada una de las empresas, al explorar cada una de ellas (cada una de las empresas), podremos ver las distintas oportunidades de negocio que con ellas tenemos al haberlas ido relacionando con sus actividades.
En cada actividad podremos generar una oportunidad de negocio, y a esta se le debe aplicar un estado, por ejemplo: Identificando la oportunidad, Descubriendo las necesidades, problemas, impacto, ..., presentar oferta y confirmar que está en los parámetros del cliente, Negociando precio, Cerrado Firmado, etc. Cada empresa identificará sus propios estados de la venta.
A cada estado de la venta se le aplicará un porcentaje o de probabilidad de éxito o de avance y finalmente un importe.
Este importe puede ser tan solo una estimación o puede ser un importe ya conocido, esto dependerá del grado de madurez que tenga la oportunidad, en cualquier caso y aunque se trate de una estimación es importante asignarlo (veremos el motivo cuando explotemos la información).
Al registrar los datos anteriormente citados en el CRM, ahora podemos realizar no solo una información del estado actual de las negociaciones de nuestros comerciales con sus contactos o clientes, sino que podremos realizar previsiones a futuro tal como se muestra en la siguiente imagen:
Donde podemos observar el estado de oportunidades en función de las campañas que hemos realizado, pudiendo así valorar su efectividad, o como en el siguiente caso, estudiando las previsiones por comercial y producto:
O por estado de la venta:
O de cualquier otra manera que se nos ocurra. Lo importante es que al tener registrada la información en nuestro CRM, ahora podemos explotarla con facilidad para que la toma de decisiones en tiempo real nos sea más sencilla y sobre todo para que esta (la toma de decisión) se realice con un mayor conocimiento de la información, lo que nos ayudará a que esta sea más acertada.
Autor: Jose David Rodríguez
Como nuestro equipo comercial ya se encuentra habituado al registro de nuevos contactos en el CRM, sus actividades, su categorización, etc. Solo nos queda registrar un dato más, las oportunidades de negocio que nos puede generar cada actividad.
Si, digo bien, actividad, ya que al estar esta dentro de cada una de las empresas, al explorar cada una de ellas (cada una de las empresas), podremos ver las distintas oportunidades de negocio que con ellas tenemos al haberlas ido relacionando con sus actividades.
En cada actividad podremos generar una oportunidad de negocio, y a esta se le debe aplicar un estado, por ejemplo: Identificando la oportunidad, Descubriendo las necesidades, problemas, impacto, ..., presentar oferta y confirmar que está en los parámetros del cliente, Negociando precio, Cerrado Firmado, etc. Cada empresa identificará sus propios estados de la venta.
A cada estado de la venta se le aplicará un porcentaje o de probabilidad de éxito o de avance y finalmente un importe.
Este importe puede ser tan solo una estimación o puede ser un importe ya conocido, esto dependerá del grado de madurez que tenga la oportunidad, en cualquier caso y aunque se trate de una estimación es importante asignarlo (veremos el motivo cuando explotemos la información).
Al registrar los datos anteriormente citados en el CRM, ahora podemos realizar no solo una información del estado actual de las negociaciones de nuestros comerciales con sus contactos o clientes, sino que podremos realizar previsiones a futuro tal como se muestra en la siguiente imagen:
Donde podemos observar el estado de oportunidades en función de las campañas que hemos realizado, pudiendo así valorar su efectividad, o como en el siguiente caso, estudiando las previsiones por comercial y producto:
O por estado de la venta:
O de cualquier otra manera que se nos ocurra. Lo importante es que al tener registrada la información en nuestro CRM, ahora podemos explotarla con facilidad para que la toma de decisiones en tiempo real nos sea más sencilla y sobre todo para que esta (la toma de decisión) se realice con un mayor conocimiento de la información, lo que nos ayudará a que esta sea más acertada.
Autor: Jose David Rodríguez
miércoles, 19 de diciembre de 2012
El CRM ERP; ¿Está indicado para la PYME?
En mi anterior entrada (Implantación de un ERP. El equipo de proyecto), hablaba de la importancia del director de proyecto, y esto suscitó una gran cantidad de comentarios en distintos foros, comentarios que por supuesto siempre agradezco ya que tengo la firme convicción de que complementan mucho lo que yo pueda compartir aquí.
Sin embargo, leí algunas afirmaciones con las que no estoy del todo conforme.
En algunos de estos foros, leí comentarios del tipo:
- "Es una temeridad afrontar una implantación de un CRM ERP sin permitir al Jefe de Proyecto una dedicación plena al proyecto"
- Para implantar un ERP se debería contratar un Director del Proyecto para que pueda dedicarse por completo a él"
Creo que si nos basamos en estas afirmaciones, estaríamos cerrando las puertas a la mayor parte de las PYMES a este tipo de herramientas, además de que tampoco creo que esto sea realmente así.
La implantación de un ERP por supuesto necesita de una dedicación especial por parte del personal interno de la empresa cliente, sin embargo, estas dedicaciones son puntuales, en especial en las fases de análisis, pruebas del prototipo y formación y arranque.
Estas dedicaciones, en un proyecto bien planteado, deberían haber sido advertidas a la empresa cliente y por supuesto, deberán ser coordinadas entre los dos directores del proyecto para que tengan el menor impacto posible en la actividad diaria del cliente.
En definitiva, existen grandes mitos sobre las herramientas CRM ERP que nos pueden llevar a pensar que son demasiado grandes para una PYME, bien por el esfuerzo a dedicar, sobre el que acabamos de hablar y otro muy importante suele ser el precio.
Existen muchas empresas con las que he tenido conversaciones, y no es habitual que me encuentre con afirmaciones del tipo....
- Está muy bien, pero nosotros somos pequeños y creo que la inversión que deberíamos realizar es demasiado grande para nosotros.
Al oír estas frases, la primera duda que me entra y que suelo trasladar al cliente es...
- ¿Cual es su volumen de facturación anual?
Y lo más habitual es que sean empresas que están facturando entorno al millón o dos millones de dólares.
Hagamos un pequeño cálculo, si facturamos un millón de dólares y la solución que nos proponen tiene un valor de 50.000 Usd, ¿Que porcentaje de nuestra facturación estaríamos dedicando a la modernización de nuestra organización? Es sencillo calcular y observar que el resultado es tan solo de un 5%, y si la solución propuesta tuviera un valor de 25.000 Usd o 30.000.... ? Menos...
Creo que es fácil entender que las empresas también tienen sus momentos, es decir, puede que no sea éste el momento más indicado para acometer este tipo de proyectos, pero que una empresa, hoy por hoy, retrase su modernización mas de seis meses o un año, bajo mi punto de vista está influyendo directamente sobre su competitividad en el mercado.
Autor: Jose David Rodríguez
jueves, 25 de octubre de 2012
Implantación de un CRM ERP. El equipo de proyecto
A la hora de implantar un ERP el equipo de personas que
vayan a responsabilizarse del proyecto resulta con toda seguridad el aspecto
más determinante para el éxito de la implantación.
El equipo responsable de la implantación del proyecto, por
lógica, deberá estar dividido en dos, aunque por supuesto sea necesario que
trabajen como uno sólo, El equipo del proveedor de servicios y el equipo del
cliente.
No incidiremos tanto en el equipo del proveedor de
servicios, ya que por parte de estos (Los proveedores de servicios) es un
aspecto sobradamente conocido y cada uno de ellos puede tener sus distintos
tipos de esquema de equipos de trabajo.
Sin embargo, me parece importante incidir en la parte del
cliente. Pocos de ellos (de los clientes), tienen consciencia de que cuando se
embarcan en un proyecto de implantación de un ERP existen una gran cantidad de
trabajos que no es posible ni comprar e incluso ni recomendable subcontratar.
La figura más importante y creo que más decisiva en la
implantación de un ERP es el Director de proyecto interno.
El Director de proyecto interno es el interlocutor principal
con el proveedor de servicios y entre sus principales características se
encuentran.
Amplia capacidad de
toma de decisiones. Si bien no es necesario que tenga capacidad para tomar
todas, es necesario que pueda disponer de gran autonomía en este sentido y que
la organización pueda depositar en él su confianza, para no tener que retrasar
cualquier decisión a la autorización de la empresa. Es normal que en alguna o
algunas decisiones de calado, deba consultar o pedir permiso, pero en lo
habitual y en pro de la agilidad del proyecto, esta persona debería disponer de
gran autonomía.
Gran conocimiento
general de la organización. Desde luego no es necesario que conozca con
todo el nivel de detalle todos y cada uno de los departamentos de la empresa,
pero sí ha de ser una persona con un gran conocimiento general de la
organización y todos sus procesos, a pesar de que para poder profundizar en
ellos deba apoyarse en los respectivos responsables de departamento.
Capacidad de
organización. Aunque he estado tentado de titularlo “capacidad de
organización y liderazgo”. Es cierto que si se ha contratado a un proveedor de
servicios serio, con poder contar con capacidad de organización es suficiente.
Esta será necesaria para poder organizar a los responsables de departamento y
poder obtener de ellos, en compañía del Director de Proyecto del proveedor de
servicios la información preliminar necesaria, así como para poder realizar los
posteriores seguimientos de avance del proyecto y las oportunas fases de
pruebas.
Algo que me he encontrado en no pocas ocasiones, es la idea
del Director de proyecto interno de que puede dejar al consultor con el
responsable de algún departamento para que acuerden o se expliquen algo.
Una misión fundamental e ineludible del Director de proyecto
interno es estar en todas y cada una de las reuniones del proyecto, de manera
que siempre se encuentre al día y cuente con información de primera mano, de cualquier aspecto que
pueda surgir.
Si estas son las características, que tenidas en cuenta como
mínimos ha de tener un Director de proyecto interno, sus misiones serán las
siguientes:
Seguimiento interno
del proyecto. En base a lo acordado y firmado y tomando estos documentos
que serán el presupuesto y los oportunos contratos como guía de actuación, el
Director de proyecto interno debe ser vigilante de los intereses del cliente
del proyecto.
Catalizador del
cliente frente al proveedor. En todo proyecto y especialmente los usuarios
finales, pueden presentar sus propias necesidades, que pueden estar alineadas
con los objetivos del proyecto o no, Pueden existir los típicos usuarios
barrera e incluso la Dirección puede suponer en ocasiones una barrera o un
freno al proyecto al no conocer de primera mano la situación, los avances o las
características técnicas o tecnológicas del mismo. Es el Director del proyecto interno,
quien tras haber defendido los intereses del cliente, tiene la primera
responsabilidad a la hora de comunicar e informar a todos los usuarios (o a los
que considere necesario) y a la Dirección de la empresa de la evolución del
proyecto, para que al ser comprendido, no se produzcan situaciones como:
· .- Yo no voy a pagar por esto!!!!!!
Y cuando se explica el motivo sin asperezas, al final, como
poco se entiende. Podrá pagar o no, pero al menos entiende la necesidad de que
determinada actuación deba ser valorada fuera del presupuesto y decidir si su
coste le merece la pena o no.
Comunicación ágil. Es
de vital importancia que ambos directores de proyecto tengan una comunicación
ágil.
He tenido experiencias en proyectos donde ha habido que perseguir al
Director del proyecto interno durante semanas con correos y llamadas para
conocer el avance de sus trabajos internos. Esta situación aunque se hubiera
avanzado mucho en el proyecto de manera interna por el cliente, está denotando
una clara falta de comunicación que sin ningún lugar a dudas acabará pasando
factura el proyecto.
Implicación. Del
anterior punto se desprende la importancia de que el Director de proyecto
interno se encuentre completamente implicado e identificado con el proyecto.
Para ello es necesario no solo que la organización le haya dotado de las
competencias necesarias, sino que mantenga el apoyo en él durante toda la
ejecución del proyecto.
Autor: Jose David Rodríguez
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