¿Que hace que un ERP sea un ERP?

Si, no siempre nos es sencillo poder diferenciarlo o incluso comprenderlo. Muchas empresas buscan un sistema de gestión que pueda cubrir sus procesos de ventas, compras, stock y financiero. Esto lo cubren todos los software de gestión, entonces.... ¿Por qué un ERP?

Un ERP, además de poder cubrir esos procesos básicos con mucha más fortaleza, dispone de una gran cantidad de herramientas que nos ofrecerán la posibilidad de mejorar la gestión de cada uno de esos procesos.

Un software de gestión nos ofrecerá la posibilidad de realizar las cotizaciones, pedidos de venta, entregas, facturas de venta, cobros y contabilizaciones... y los procesos de compra equivalentes y por consiguiente un control del stock.

Un ERP, además de estos procesos básicos nos ofrecerá módulos específicos que amplían la funcionalidad como:

• Previsiones de venta; pudiendo ser creadas automáticamente desde los datos del año anterior o realizar incrementos o decrementos.
• Programas de entrega; para poder planificar entregas acordadas por contratos anuales.
• Gestión de tarifas; Pudiendo crear "n" tarifas para artículos y clientes en función de nuestras necesidades y pudiendo introducir en ellas particularidades para un cliente en concreto, un artículo, o grupos de estos, así como cantidades, etc.
• Integración EDI; para el envío o recepción telemática con incorporación inmediata en nuestro ERP de pedidos, entregas o recepciones, facturas...
• Sistemas de auto-facturación; para aquellas situaciones en las que aprovisionamos a nuestros clientes y se factura en función de sus ventas.
• Construcción de ofertas o cotizaciones en base a presupuestos; pudiendo crear presupuestos internos de costes como mano de obra, materiales, subcontratas, etc enlazados a la propuesta que se entregue al cliente.
• Configurador de producto; Para poder configurar productos con medidas y componentes variables, como un armario que al elegir si lleva una o dos puertas puede cambiar toda la configuración de componentes, rutas y precios de manera automática.
• Sistemas de planificación MRP; para planificar las compras o la producción en base a:

• Plazos de entrega al cliente (PEC)
• Previsiones de venta
• Programas de entrega
• Necesidades de stock (por aprovisionamiento o fabricación)
• Pedidos de venta
• Ordenes de fabricación
• Pedidos de compra
• Programas de compra
• Transferencias entre almacenes
• Obras o proyectos
• Trabajos de mantenimiento
• Solicitudes de compra
• Stock de seguridad
• Lotes
• Etc...

• Gestión documental; para poder vincular documentos como planos, documentos técnicos, imágenes, etc a sus artículos, propuestas, pedidos, etc.
• Herramientas que se suelen vender por separado integradas dentro del mismo sistema como E-Commerce, app´s, CRM, Business Intelligence, gestores de la calidad, de sus elementos inmovilizados, etc.

Entre otros muchos motivos, esto es lo que hace que un ERP sea un ERP.

Autor: Jose David Rodriguez.

Director de Expansión en Latam.

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Todo lo que hay que saber sobre CRM y ERP

Hace ya más de un año y medio largo que comencé este blog y desde entonces hemos ido repasando los aspectos más importantes para poder conocer tanto los beneficios y ventajas que estos nos pueden ofrecer las herramientas CRM y ERP como aquellos aspectos clave para poder elegir aquel que se adapte mejor a nuestra compañía.

Al principio comenzamos analizando no solo cuales eran sus significados sino cual es el objetivo y beneficios de acceder a este tipo de herramientas.

Por otro lado hicimos especial hincapié en aquellos aspectos que deberíamos tener en cuenta como los tecnológicos, los funcionales, los de servicio o en función del proveedor y también diferencian los distintos software de gestión que podemos encontrarnos en nuestra búsqueda de la herramienta de gestión que mejor se adapte a nuestras necesidades.

También hemos repasado algunas herramientas colaterales a una buena gestión tecnológica de nuestra empresa, o al menos aquellas que pueden impulsarnos tanto en la mejor atención a nuestros clientes, la mayor capacidad de toma de decisiones, como en la diferenciación frente a nuestra competencia como pueden ser, Webs, Business Intelligence, App´s, etc.

Hemos tratado la importancia de contar con un socio tecnológico o hecho alguna entrevista a algún experto en temas ERP.

Por otro lado también comenzamos a experimentar con el concepto de "videoblog", mostrando algunos vídeos en los que aportábamos algunas ideas para poner en marcha un sistema CRM o valorar las ventajas que puede aportarnos una herramienta Business Intelligence integrada en nuestro ERP.

Espero que estos artículos puedan haber aportado algún tipo de ayuda a aquellas empresas que se están planteando la posibilidad de incorporar un software de gestión en su organización y espero continuar compartiendo aquellas experiencias y conclusiones que pueda ir aprendiendo en mi trayectoria.

Autor: Jose David Rodriguez.

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¿App´s,?, ¿ERP? o ¿ERP con APP´s? (Movilidad)

Últimamente las App´s se están popularizando como soluciones de movilidad para las empresas, pero... ¿nos aportarán tantos beneficios como nos intentan vender?

Lo cierto es que lo que es indudable es que contar con la movilidad que las nuevas tecnologías nos ofrecen es una ventaja para cualquier empresa, sin embargo el modelo por el que optemos es el que puede marcar la diferencia entre una buena inversión y bien, una mala inversión o al menos una mucho menos... acertada.

En el mercado podemos encontrar un sin fin de soluciones que con el argumento de venta de que son... "en la nube" o de que son App´s se nos muestran como una herramienta muy atractiva.

Sin embargo deberíamos analizar lo que puede suponernos acceder a este tipo de herramientas sin contar con una base solida como herramienta de gestión global de nuestra compañía.

Podemos tomar como ejemplo algunas App´s que últimamente me han solicitado algunos clientes debido a alguna publicidad que les ha llegado.

App para que los comerciales puedan mostrar un catalogo a sus clientes y registrar ofertas o cotizaciones.
App para que los transportistas puedan indicar las entregas que realizan.

Sin duda a todos pueden parecernos muy útiles, pero si los analizamos podremos comprobar que en el primer ejemplo para que el App en el que registremos las cotizaciones pueda ser operativo, este debería contener los artículos, las tarifas y los clientes, cosa que sin duda el App tiene en su base de datos.

La dificultad provendrá tanto de mantener actualizada esa base de datos como de incorporar las cotizaciones aceptadas a nuestro sistema de gestión o en su defecto enviarlas a nuestro departamento productivo.

Sin embargo si anteriormente hemos incorporado a nuestra empresa un sistema de gestión ERP, podremos solicitar ese App a nuestro proveedor de servicios ERP y este podrá proporcionarnoslo ya conectado a nuestro ERP.

De esta manera podremos tener conectada y actualizada tanto la información del App como la de nuestro software de gestión ERP y evitaremos duplicidad de trabajos y faltas de coherencia en la información.

Este ejemplo puede extenderse al segundo ejemplo haciendo referencia al Stock como a distintas posibilidades web que también podrían ser encuadradas en el concepto de movilidad.

Por otro lado, pueden existir situaciones en las que nuestra estrategia de movilidad exija que tengamos una gran disposición de la funcionalidad de nuestro ERP desde fuera de la oficina, por lo que en este caso la adaptación de nuestro ERP a las tablets es esencial. Esto, en comparación con los ERP, la amplitud funcional de las App suelen ser más reducidas, dado que su funcionalidad no suele estar orientada a la gestión integral de empresas, sino a solucionar necesidades funcionales.

Por todo lo anterior resulta evidente que para realizar una inversión en movilidad, anteriormente es necesario haber realizado una en torno a la gestión integral de nuestra empresa.

Autor: Jose David Rodriguez.

Director de Expansión en Latam.

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¿Crm+Erp+Scm+Ecommerce+Movilidad+Business Intelligence = Verdadero ERP?

Como hemos podido comprobar existen muchas herramientas en el mercado de las nuevas tecnologías que nos ofrecen un sin fin de ventajas para la gestión de nuestra empresa, sin embargo, y principalmente debido a intereses comerciales, estas se nos presentan en un gran número de ocasiones desde distintas plataformas y por distintos proveedores.

Es habitual encontrarse con un proveedor de movilidad que, desde luego acertadamente, nos hace ver las ventajas que incorporar este tipo de tecnologías puede aportar a nuestra empresa. De igual manera, nos encontramos quien nos ofrece una plataforma CRM y en función de nuestras necesidades puntuales vamos adquiriendo distintas herramientas de gestión que si bien por un lado, pueden aportarnos unos grandes beneficios, no deja de ser habitual que también nos aporten problemas, como tener que volcar a nuestro software de gestión los pedidos que nos hacen mediante nuestra solución Ecommerce, o volcar a nuestra solución Ecommerce los clientes dados de alta en nuestro CRM, etc.

Por eso, cuando realmente queremos realizar una inversión que nos ofrezca todos los beneficios que las nuevas tecnologías pueden aportarnos en nuestra gestión empresarial, deberíamos optar por un verdadero ERP y tener mucho cuidado con otras opciones que circulan por el mercado y que nos pueden llevar a cometer errores que mutarán lo que debe ser una buena inversión, a un buen gasto.

Autor: Jose David Rodríguez

¿SCM o ERP?

¿Ha quedado anticuado el concepto de SCM? Como concepto desde luego que no, sin embargo, lo cierto es que como software de gestión de la cadena de suministro sin duda sí, ha quedado anticuado y completamente obsoleto.

Para poder entender el por qué, hemos de comprender primero cual es el concepto de SCM.

El concepto de SCM de manera muy resumida, se centra en los procesos necesarios para optimizar la cadena de suministro, de manera que el recorrido que realiza el producto desde nuestro proveedor hasta nuestro cliente final se optimice lo máximo posible.

Si bien como concepto aún continua vigente, en el mercado podemos encontrar multitud de de herramientas que nos ayudarán a optimizar nuestra cadena de suministro, herramientas SCM.

Ahora es cuando debemos recordar cual es el concepto de ERP: "Un sistema E.R.P. se basa en la idea del dato único, es decir, el dato, una vez introducido viaja por el sistema, y no ha de “picarse de nuevo”. Para que esto sea posible, el sistema, ha de ser capaz de abarcar todos los ángulos del negocio...", si respetamos dicho concepto, es natural pensar y entender que aquella herramienta que nos ayude a mejorar nuestra cadena de suministro debería estar incorporada en nuestro ERP, y de hecho así suele ser. 

En la mayoría de los ERP existen distintos módulos que nos ayudarán a realizar dichas mejoras, facilitándonos la planificación de las compras sea bajo stock o bajo pedido, controlando lotes mínimos si fuera el caso, ofreciéndonos información de tiempos de entrega tanto desde el momento que el cliente realiza el pedido como desde que el producto ha entrado en nuestro almacén bien sea por haberlo comprado o fabricado, facilitando el registro de ofertas a proveedores, su evolución en precios, tiempos de entrega y largo etcétera.

Evidentemente si realizamos un correcto uso de dichas herramientas, es cuando podemos acercarnos en toda la medida de lo posible al concepto de "Método justo a tiempo" o también conocido como "Método Toyota" cuyo significado se resume muy bien de la siguiente manera: «producir los elementos que se necesitan, en las cantidades que se necesitan, en el momento en que se necesitan».

Este concepto no solo encaja perfectamente con lo que abarca un ERP, sino que el propio ERP lo amplía de una gran cantidad de maneras distintas; Entregando la información cuando hay que entregarla, atendiendo al cliente cuando hay que atenderlo, anticipándonos a las necesidades del cliente cuando hay que anticiparse, y de nuevo un largo etcétera...

Por ese motivo, si su empresa esta valorando la incorporación de una herramienta SCM, ¿no cree que debería completarlo mediante la adquisición de un ERP que ya nos ofrezca esas funcionalidades?

Autor: Jose David Rodríguez

CRM, ERP Y Ecommerce

Una vez que disponemos de un CRM ERP correctamente instalado en nuestra empresa, disponemos de la oportunidad de ampliar su uso traspasando las fronteras de nuestra organización de manera muy sencilla y sin la necesidad de tener que emplear nuevo personal para ello.

Cuando nos planteamos usar herramientas Ecommerce unidas a nuestro CRM ERP, hemos de pensar que podemos llegar más allá de ofrecer la venta de nuestros artículos o servicios por Internet.

Por supuesto ese es uno de los pilares fundamentales, y la gran ventaja de hacerlo apoyado en nuestro CRM ERP, lo único que debemos hacer es conectar nuestro CRM ERP con nuestra tienda en Internet, eso si nuestro CRM ERP no nos está ofreciendo ya esa opción.

Una vez hecho esto, tan solo deberemos decidir que artículos o servicios venderemos por Internet y cuales no, ya que el resto del proceso será automático, la compra por parte de los usuarios de la web, la entrada de pedidos, que los posibles compradores puedan consultar que disponibilidad de stock hay para su compra  (si deseamos mostrárselo), la facturación y la consulta de nuestros clientes o compradores de sus facturas, entregas, pagos, etc. 

Conozco empresas que realizaban este mismo proceso con personal en lugar de con herramientas integradas y en ellas se disparaban los costes, especialmente en el personal dedicado a dar de alta artículos, pedidos etc. cuando con herramientas integradas no es necesario.

Por otro lado, si la solicitud de información que nos rellena un visitante de nuestra web se introduce automáticamente en nuestro CRM, también reduciremos el tiempo necesario que nos tomamos en mecanografiarla, y así con todo, es decir, no solo podemos ofrecer un servicio de venta mediante nuestra web, sino todos aquellos que a los visitantes o los cliente puedan aportarles un valor añadido y que gracias a que esta se registraría directamente en nuestro CRM ERP podremos gestionarla con mayor agilidad.

Sin duda, optar por herramientas CRM ERP que nos ofrezcan esa conexión con Ecommerce y con el mundo web en general aportará al nuestros clientes un valor añadido que nos ayudará a diferenciarnos, fidelizarle y a aumentar la venta cruzada de nuestros productos y servicios.