Business Intelligence en el ERP; Mejorando la gestión empresarial

CRM, ERP y Business Intelligence; Cerrando el círculo

El uso del CRM, del ERP y del Business Intelligence es el camino para cerrar el círculo de una buena gestión empresarial.

A pesar de que desde luego para poder usar un ERP es necesario alimentarlo con datos como artículos, clientes, proveedores, tarifas, etc. Una vez que lo tenemos en disposición de ser correctamente usado, el inicio de la información comienza por la incorporación de datos mediante el CRM. Con él comenzaremos el registro de información como la creación de nuevas campañas para lanzar nuestros productos o servicios, el establecimiento de objetivos y la configuración de estrategias de venta y de atención al cliente.

Una vez disponemos de la estrategia, es el momento de comenzar el alta y registro de propects y leads y realizar el seguimiento de de actividades y oportunidades hasta la conversión del lead en cliente.

Cuando hemos convertido el lead en cliente entra en juego el ERP, que gestiona la actividad operativa y logística, es decir la ejecución de pedidos, entregas, fabricación o creación de servicios en su caso, facturación, compras necesarias, cobros y pagos y contabilización. Por supuesto la actividad comercial continúa siendo gestionada y registrada en el CRM.

Ahora es el momento en el que entra en juego la parte de Business Intelligence, ya que es el momento de recopilar y analizar la información que hemos obtenido con nuestra actividad, ya que es el análisis de ésta, es decir, de el resultado de nuestras campañas, de nuestra actividad comercial, de nuestra estrategia, de como hemos prestado nuestros servicios, de como se están comportando con nosotros nuestros proveedores en servicios y precios, de la evolución de nuestra facturación, de nuestros cobros y pagos y de la situación financiera de nuestra empresa la que nos facilitará la toma de decisiones.

Estas decisiones, se toman tanto a corto como a medio plazo (El largo plazo en el mundo empresarial casi ha desaparecido...), es decir, tan importante es crear una buena estrategia para comenzar el año como ser capaz de tomar decisiones en tiempo real para modificar esta en función de su evolución.

Por ese motivo, es tan importante que nuestro sistema Business Intelligence sea capaz de mostrar correctamente tanto la información acumulada de nuestra actividad como la información en tiempo real para poder tomar decisiones de manera ágil y eficaz.

De esta manera se cierra el circulo, con el comienzo de toda nuestra estrategia plasmada en el CRM y con su actualización o modificación tras el análisis de los datos obtenidos del Business Intelligence.

Por estos motivos, y con el objeto de que podamos confiar en la información que analizamos, es necesario contar con un sistema que aúne las tres herramientas en uno solo.

¿Como afectará la incorporación de un sistema CRM ERP a mi empresa?

La manera en como puede afectar a una empresa la incorporación de un sistema ERP varía mucho en función de esta, es decir, dependiendo de si ya cuenta con un CRM ERP y lo que busca es cambiar a uno mejor o si trabaja con un programa de gestión pequeño o con sencillas herramientas desconectadas entre si. En cualquier caso, al incorporar un CRM ERP a una empresa, está notará:

• Mejora en los procedimientos: El CRM ERP ya dispone de una gran cantidad de aspectos procedimentados, por lo que la empresa se enriquecerá mucho al absorverlos, por ejemplo como registrar aspectos de calidad, no conformidades, o como realizar una recepción de material en el almacén.

• Reducción de tiempos: En un gran número de tareas, la empresa podrá notar como se reduce en gran medida el tiempo a dedicar, como por ejemplo para facturar, contabilizar, obtener información para toma de decisiones, preparar envíos, recepciones, etc.

• Descenso en incidencias: Desaparecerán situaciones como tener que parar a toda la organización porque hay que restablecer una ruta donde dejar ficheros planos, se dejará de trabajar con ellos y se podrá aprovechar todo el tiempo que se pierde en este tipo de incidencias.

• Optimización de todos sus procesos. No solo dispondrá de mejor capacidad de recepcionar pedidos o de expedirlos, al poder conocer mejor la rotación de su stock, al poder realizar de manera más sencilla previsiones de venta o de compra ajustando estas a las necesidades con una mayor información, podrá reducir su stock, situación que en muchas ocasiones por si misma justifica el importe invertido en el CRM ERP.

• Mejora en la toma de decisiones: Gracias a la explotación de datos mediante el Business Intelligence podremos obtener información de manera ágil y en tiempo real para poder mejorar la toma de decisiones. Ya no será necesario esperar quince días a que le llegue la información de almacén, contabilidad, facturación, compras... se podrá consultar en cualquier momento y desde cualquier lugar.

• Aumento de la productividad: Con un CRM ERP resultará mucho más sencillo encontrar los agujeros que pueda tener la organización, como perdidas de tiempo en producción, errores de facturación o cobros, o comparar de manera más sencilla precios de proveedores por volumen, por fechas, etc. Tenerlo en la cabeza era cosa de otros tiempos... Al poder localizar esos "agujeros" será más sencillo poner soluciones y de esa manera aumentar nuestra productividad y rentabilidad.

• Mejora en la atención al cliente: La incorporación de un CRM ERP a nuestra organización influirá y mejorará directamente procesos como tiempos de entrega a cliente, agilidad en las expediciones, anticipación a errores... esto será percibido por nuestros clientes.... y lo agradecerán y valorarán.

En definitiva, la incorporación de un CRM ERP a nuestra organización nos hace mucho más efectivos y competitivos y no nos engañemos, la competencia es dura y sin duda... ellos ya se lo están planteando...

Como usar un CRM ERP; El CRM (III) la unión con lo económico (Vídeo)

 

 

 

Autor: Jose David Rodríguez

Relación entre ERP y CRM.

Ahora que hemos aprendido a usar el CRM en toda su extensión llega el momento de relacionarlo con el ERP, y es aquí donde comienzan a surgir las dudas, ya que en no pocas ocasiones se confunden o incluso se superponen las funciones del CRM y del ERP.

Antes de "unirlos" y relacionarlos, recordaremos brevemente cual es la función de cada uno de ellos.

Que significa CRM: Recordemos que el CRM es el software destinado a registrar y automatizar las relaciones comerciales (Más Info.)

Que significa ERP: ERP es el software de gestión destinado a registrar y automatizar toda la gestión de la empresa. (Más Info.).

Pues bien, atendiendo a las dos premisas anteriores, resulta evidente que un ERP, debería contener un CRM, y cuando digo contener me refiero a eso, a que sea un módulo más al igual que Stocks, compras, contabilidad, etc. Sin embargo lo que solemos encontrarnos en el mercado son ERP´s que dicen tener un CRM, cuando en realidad este (El CRM) es un programa distintos conectado, es decir, es como si nos dicen que el ERP dispone de módulo de stock y este es un programa distinto con pantallas que se usan de distinta manera pero nos cuentan que está conectado...

Dicho lo anterior, el momento en el que la funcionalidad propia de un CRM entra en contacto con la del resto del ERP es el momento en el que se realizan las ofertas, presupuestos o cotizaciones. En ese momento, el sistema debe comenzar a leer la información que ya se encuentra registrada en el ERP, es decir:

• Tarifas de artículos.
• Artículos (que contienen las tarifas)
• Proveedores y precios de proveedores (cuando en las ofertas nos aparece el margen de beneficio es porque el sistema está cotejando el precio de venta con el precio de compra)
• Stocks, para realizar la valoración de los artículos en función de nuestras indicaciones (Precio promedio, última compra, Fifo...)
• Etc.

Sin duda con un CRM se puede registrar toda la información comercial tal como hemos indicado en anteriores artículos, pero es ahora, cuando realizamos una cotización cuando entramos de lleno en la funcionalidad del ERP para que posteriormente quede trazada en toda la gestión que se realice con ese cliente o lead.

Cuando realizamos la cotización, esta queda unida tanto a la empresa (Lead o cliente), como la oportunidad que registramos en su día, de manera que cuando la cotización pase a estado aceptado, la oportunidad pasará automáticamente a estado cerrado o firmado.

En los siguientes artículos podremos profundizar en la gestión de las cotizaciones y su continuidad hasta el proceso de facturación, contabilización y cobro.

Como usar un CRM ERP; El CRM (III) la unión con lo económico

En los anteriores artículos hemos podido observar los grandes beneficios de usar un CRM y como no es tan complicado comenzar a hacerlo, de hecho ya que hemos cubierto la parte más difícil, solo nos queda completarlo incorporando la parte económica a los datos que estamos registrando y esto lo haremos mediante la gestión de "oportunidades".

Como nuestro equipo comercial ya se encuentra habituado al registro de nuevos contactos en el CRM, sus actividades, su categorización, etc. Solo nos queda registrar un dato más, las oportunidades de negocio que nos puede generar cada actividad.

Si, digo bien, actividad, ya que al estar esta dentro de cada una de las empresas, al explorar cada una de ellas (cada una de las empresas), podremos ver las distintas oportunidades de negocio que con ellas tenemos al haberlas ido relacionando con sus actividades.

En cada actividad podremos generar una oportunidad de negocio, y a esta se le debe aplicar un estado, por ejemplo: Identificando la oportunidad, Descubriendo las necesidades, problemas, impacto, ..., presentar oferta y confirmar que está en los parámetros del cliente, Negociando precio, Cerrado Firmado, etc. Cada empresa identificará sus propios estados de la venta.

A cada estado de la venta se le aplicará un porcentaje o de probabilidad de éxito o de avance y finalmente un importe.

Este importe puede ser tan solo una estimación o puede ser un importe ya conocido, esto dependerá del grado de madurez que tenga la oportunidad, en cualquier caso y aunque se trate de una estimación es importante asignarlo (veremos el motivo cuando explotemos la información).

Al registrar los datos anteriormente citados en el CRM, ahora podemos realizar no solo una información del estado actual de las negociaciones de nuestros comerciales con sus contactos o clientes, sino que podremos realizar previsiones a futuro tal como se muestra en la siguiente imagen:

Donde podemos observar el estado de oportunidades en función de las campañas que hemos realizado, pudiendo así valorar su efectividad, o como en el siguiente caso, estudiando las previsiones por comercial y producto:

O por estado de la venta:

O de cualquier otra manera que se nos ocurra. Lo importante es que al tener registrada la información en nuestro CRM, ahora podemos explotarla con facilidad para que la toma de decisiones en tiempo real nos sea más sencilla y sobre todo para que esta (la toma de decisión) se realice con un mayor conocimiento de la información, lo que nos ayudará a que esta sea más acertada.


Autor: Jose David Rodríguez

Informe CRM ERP en América Latina: una inversión en el futuro de las PYMES

Recientemente he podido tener acceso al informe que el Grupo Aberdeen publicó en septiembre de 2010; Informe ERP en América Latina: una inversión en el futuro de las PYMES.

Este informe me ha resultado tremendamente interesante, ya que muestra con una impresionante claridad las ventajas y los beneficios del uso intensivo de herramientas ERP.

La calidad de su encuesta y la manera de mostrar y enfocar sus resultados y conclusiones, son sin duda el resultado de un trabajo muy serio y de una muy alta calidad.

En el documento se muestra una gran diferencia entre las empresas que usan un ERP como herramienta de gestión y las que no lo usan, incluso diferencia entre las que realizan un uso bajo, medio y alto de las herramientas ERP para mostrar unas diferencias muy significativas en su gestión diaria. 

Creo que este es uno de los puntos que más me ha llamado la atención, como han sido capaces de trasladar el resultado de su encuesta y de su trabajo al día a día de una empresa.

El estudio se ha realizado sobre PYMES, realizando encuestas a sus ejecutivos.

En el estudio se muestras datos muy significativos, como por ejemplo que la tasa de implantación de un ERP en América Latina es de un 66%, mucho más de lo que yo me esperaba, y situación que como veremos más adelante deja en una clara desventaja a aquellas empresas que aún no se han decidido por esta opción.

Como dato inicial, me gustaría detenerme en los motivos que llevaron a las empresas encuestadas y que no habían adquirido un ERP a no hacerlo y que podemos ver en la figura 3 del documento:

y a continuación nos muestran cuales son las causas que podrían animar a invertir a estas empresas:

Como podemos observar en el estudio, este nos muestra las importantes diferencias entre las empresas "mejores de su clase" del resto promedio:

Y además nos ilustra muy bien entre que es lo que marca la diferencia más allá de los datos y porque unas compañías se posicionan entre las mejores de su clase y otras no, indicándonos como se encuentra una importante diferencia en el uso intensivo que las mejores de su clase tienen del ERP en comparación con las empresas promedio, llegando a notar diferencias de hasta un 18% más de funcionalidades implementadas y hasta un 40% más que las rezagadas...

Por otro lado el estudio muestra con una gran claridad como se cuantifican en valores promedio los beneficios obtenidos por las empresas que han incorporado una herramienta ERP a su gestión:

Donde me llama especialmente la atención las diferencias entre la mejora de la producción y el aumento en la presentación de nuevos artículos, aunque cualquiera de los datos mostrados habla por si solo...

En definitiva este informe nos muestra de manera cruda los cambios que en una empresa puede suponer, no solo la adquisición de una herramienta ERP  sino la extensión de toda su capacidad a todas las áreas de la empresa y como su uso intensivo produce unos beneficios tangibles y que afectan directamente a indicadores que tienen un peso fundamental en la evolución de la empresa.

Una conclusión que me parece muy evidente y que nos puede servir para valorar la inversión en un ERP es comparar el coste del proyecto ERP con el resultado que en nuestra empresa pueden suponer los incrementos en la productividad mostrados en la tabla 4, aunque casi me atrevería a responder que comparado con uno solo de esos valores sobre nuestra empresa la inversión quedaría justificada.

Nota: He intentado insertar el documento para que quien pudiera estar interesado en profundizar en él (lo recomiendo mucho) pudiera descargarlo, pero las opciones de Blogger no me lo han permitido, por lo que toda persona interesada en poder obtener el estudio al completo solo tiene que solicitármelo por correo electrónico en la dirección: josedavid@ibiscomputer.com

Autor: Jose David Rodríguez.

Fuente de este artículo: Informe ERP en América Latina: una inversión en el futuro de las PYMES creado por el Grupo Aberdeen