El problema de las NIIF,s en Colombia

Actualmente Colombia se está enfrentando al reto de la incorporación de las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera), lo que con respecto a los software de gestión supone un gran problema, debido a que estos, deberán ser capaces de gestionar en paralelo dos planes contables de manera simultanea, el nacional, propio de Colombia y el internacional marcado por las NIIF, si finalmente el gobierno continua con la idea de gestionarlo así, tal como parece que va a ser, en lugar de adaptar su propio plan contable a las normas internacionales.

Actualmente pocos software locales tienen realmente resuelto el problema, e incluso hay algunos que han anunciado una solución aunque internamente todavía no han determinado cual.

Una situación que es muy frecuente en estos escenarios, al igual que sucedió con el "efecto 2000", es que los fabricantes de software aprovechan la tesitura para "forzar" costosas migraciones a versiones superiores, no incorporando la solución a propósito en versiones inferiores, con la intención de "forzar" al cliente a realizar una inversión económica acorralándolo en un callejón sin salida.

En este sentido, los ERP (en breve hablaremos de los falsos ERP), suelen disponer de experiencias en este sentido, y su característica de ser "programas flexibles" facilita mucho la adaptación a este tipo de cambios.

Uno de los grandes problemas a los que se enfrentan los programas locales de Colombia, es que una gran parte de ellos, basan su gestión impositiva (gestión de impuestos) en la información que se extrae de su diario contable, por lo que todo gira en torno a la contabilidad, claro, si esta sufre modificaciones es necesario reestructurar prácticamente el núcleo del programa.

Los ERP, no pivotan sobre la contabilidad, para los ERP la contabilidad es un repositorio de información que debe estar organizada en base a las reglas marcadas por el plan contable para poder presentar información de actividad económica en un espacio de tiempo determinado o en el año contable (queda fuera de esta apreciación toda la gestión de contabilidad financiera, presupuestaria, analítica, etc.

La gestión de los impuestos se realiza en base a la información contenida en la facturación, dado que las facturas contienen toda la información necesaria para poder elaborar dichos informes a la hora de presentar cierres de IVA, Retenciones en la fuente, ICA, etc.

Esta es una de las grandes diferencias que hace para un ERP que a adaptación a este tipo de cambios sea mucho más sencilla que para los programas locales basados en los aspectos contables.

Sin embargo, otro de los grandes problemas que he podido observar en Colombia, es que la toma de decisión por parte de las empresas, de como plantear la solución tecnológica a esta problemática  se está posponiendo  aspecto poco importante para micro-empresas  pero crucial para las Pymes que opten por una solución de mayor solvencia, ya que la implantación media de un ERP (en condiciones optimas) suele rondar los 6 u 8 meses en los casos mas sencillos o estándar.

En cualquier caso, y especialmente en el ámbito de ERP (Haciendo referencia a los verdaderos ERP "consejos de selección de ERP"), ya existen marcas en Colombia que disponen de la solución para esta transición.

Autor: Jose David Rodríguez

El CRM ERP; ¿Está indicado para la PYME?

En mi anterior entrada (Implantación de un ERP. El equipo de proyecto), hablaba de la importancia del director de proyecto, y esto suscitó una gran cantidad de comentarios en distintos foros, comentarios que por supuesto siempre agradezco ya que tengo la firme convicción de que complementan mucho lo que yo pueda compartir aquí.

Sin embargo, leí algunas afirmaciones con las que no estoy del todo conforme.

En algunos de estos foros, leí comentarios del tipo:

• "Es una temeridad afrontar una implantación de un  CRM ERP  sin permitir al Jefe de Proyecto una dedicación plena al proyecto"
• Para implantar un ERP  se debería contratar un Director del Proyecto para que pueda dedicarse por completo a él"

Creo que si nos basamos en estas afirmaciones, estaríamos cerrando las puertas a la mayor parte de las PYMES a este tipo de herramientas, además de que tampoco creo que esto sea realmente así.

La implantación de un ERP  por supuesto necesita de una dedicación especial por parte del personal interno de la empresa cliente, sin embargo, estas dedicaciones son puntuales, en especial en las fases de análisis, pruebas del prototipo y formación y arranque.

Estas dedicaciones, en un proyecto bien planteado, deberían haber sido advertidas a la empresa cliente y por supuesto, deberán ser coordinadas entre los dos directores del proyecto para que tengan el menor impacto posible en la actividad diaria del cliente.

En definitiva, existen grandes mitos sobre las herramientas CRM ERP que nos pueden llevar a pensar que son demasiado grandes para una PYME, bien por el esfuerzo a dedicar, sobre el que acabamos de hablar y otro muy importante suele ser el precio.

Existen muchas empresas con las que he tenido conversaciones, y no es habitual que me encuentre con afirmaciones del tipo....

• Está muy bien, pero nosotros somos pequeños y creo que la inversión que deberíamos realizar es demasiado grande para nosotros.

Al oír estas frases, la primera duda que me entra y que suelo trasladar al cliente es...

• ¿Cual es su volumen de facturación anual?

Y lo más habitual es que sean empresas que están facturando entorno al millón o dos millones de dólares.

Hagamos un pequeño cálculo, si facturamos un millón de dólares y la solución que nos proponen tiene un valor de 50.000 Usd, ¿Que porcentaje de nuestra facturación estaríamos dedicando a la modernización de nuestra organización? Es sencillo calcular y observar que el resultado es tan solo de un 5%, y si la solución propuesta tuviera un valor de 25.000 Usd o 30.000.... ? Menos...

Creo que es fácil entender que las empresas también tienen sus momentos, es decir, puede que no sea éste el momento más indicado para acometer este tipo de proyectos, pero que una empresa, hoy por hoy, retrase su modernización mas de seis meses o un año, bajo mi punto de vista está influyendo directamente sobre su competitividad en el mercado.

Autor: Jose David Rodríguez

Implantación de un CRM ERP. El equipo de proyecto

A la hora de implantar un ERP  el equipo de personas que vayan a responsabilizarse del proyecto resulta con toda seguridad el aspecto más determinante para el éxito de la implantación.

El equipo responsable de la implantación del proyecto, por lógica, deberá estar dividido en dos, aunque por supuesto sea necesario que trabajen como uno sólo, El equipo del proveedor de servicios y el equipo del cliente.

No incidiremos tanto en el equipo del proveedor de servicios, ya que por parte de estos (Los proveedores de servicios) es un aspecto sobradamente conocido y cada uno de ellos puede tener sus distintos tipos de esquema de equipos de trabajo.

Sin embargo, me parece importante incidir en la parte del cliente. Pocos de ellos (de los clientes), tienen consciencia de que cuando se embarcan en un proyecto de implantación de un ERP  existen una gran cantidad de trabajos que no es posible ni comprar e incluso ni recomendable subcontratar.

La figura más importante y creo que más decisiva en la implantación de un ERP  es el Director de proyecto interno.

El Director de proyecto interno es el interlocutor principal con el proveedor de servicios y entre sus principales características se encuentran.

Amplia capacidad de toma de decisiones. Si bien no es necesario que tenga capacidad para tomar todas, es necesario que pueda disponer de gran autonomía en este sentido y que la organización pueda depositar en él su confianza, para no tener que retrasar cualquier decisión a la autorización de la empresa. Es normal que en alguna o algunas decisiones de calado, deba consultar o pedir permiso, pero en lo habitual y en pro de la agilidad del proyecto, esta persona debería disponer de gran autonomía.

Gran conocimiento general de la organización. Desde luego no es necesario que conozca con todo el nivel de detalle todos y cada uno de los departamentos de la empresa, pero sí ha de ser una persona con un gran conocimiento general de la organización y todos sus procesos, a pesar de que para poder profundizar en ellos deba apoyarse en los respectivos responsables de departamento.

Capacidad de organización. Aunque he estado tentado de titularlo “capacidad de organización y liderazgo”. Es cierto que si se ha contratado a un proveedor de servicios serio, con poder contar con capacidad de organización es suficiente. Esta será necesaria para poder organizar a los responsables de departamento y poder obtener de ellos, en compañía del Director de Proyecto del proveedor de servicios la información preliminar necesaria, así como para poder realizar los posteriores seguimientos de avance del proyecto y las oportunas fases de pruebas.

Algo que me he encontrado en no pocas ocasiones, es la idea del Director de proyecto interno de que puede dejar al consultor con el responsable de algún departamento para que acuerden o se expliquen algo.

Una misión fundamental e ineludible del Director de proyecto interno es estar en todas y cada una de las reuniones del proyecto, de manera que siempre se encuentre al día y cuente con información de primera mano, de cualquier aspecto que pueda surgir.

Si estas son las características, que tenidas en cuenta como mínimos ha de tener un Director de proyecto interno, sus misiones serán las siguientes:

Seguimiento interno del proyecto. En base a lo acordado y firmado y tomando estos documentos que serán el presupuesto y los oportunos contratos como guía de actuación, el Director de proyecto interno debe ser vigilante de los intereses del cliente del proyecto.

Catalizador del cliente frente al proveedor. En todo proyecto y especialmente los usuarios finales, pueden presentar sus propias necesidades, que pueden estar alineadas con los objetivos del proyecto o no, Pueden existir los típicos usuarios barrera e incluso la Dirección puede suponer en ocasiones una barrera o un freno al proyecto al no conocer de primera mano la situación, los avances o las características técnicas o tecnológicas del mismo. Es el Director del proyecto interno, quien tras haber defendido los intereses del cliente, tiene la primera responsabilidad a la hora de comunicar e informar a todos los usuarios (o a los que considere necesario) y a la Dirección de la empresa de la evolución del proyecto, para que al ser comprendido, no se produzcan situaciones como:

·        .- Yo no voy a pagar por esto!!!!!!

Y cuando se explica el motivo sin asperezas, al final, como poco se entiende. Podrá pagar o no, pero al menos entiende la necesidad de que determinada actuación deba ser valorada fuera del presupuesto y decidir si su coste le merece la pena o no.

Comunicación ágil. Es de vital importancia que ambos directores de proyecto tengan una comunicación ágil. 

He tenido experiencias en proyectos donde ha habido que perseguir al Director del proyecto interno durante semanas con correos y llamadas para conocer el avance de sus trabajos internos. Esta situación aunque se hubiera avanzado mucho en el proyecto de manera interna por el cliente, está denotando una clara falta de comunicación que sin ningún lugar a dudas acabará pasando factura el proyecto.

Implicación. Del anterior punto se desprende la importancia de que el Director de proyecto interno se encuentre completamente implicado e identificado con el proyecto. Para ello es necesario no solo que la organización le haya dotado de las competencias necesarias, sino que mantenga el apoyo en él durante toda la ejecución del proyecto.

Autor: Jose David Rodríguez

¿Proveedor de servicios CRM ERP o socio tecnológico?

¿Proveedor de servicios CRM ERP o socio tecnológico? pregunta que también resulta totalmente válida desde el punto de vista opuesto, ¿Cliente de servicios CRM ERP o socio tecnológico?

Creo que cuando se establece una relación cliente - proveedor entre dos empresas, una de ellas como comprador de producto CRM ERP y de los servicios necesarios y otra quien suministra el producto y presta los servicios, la relación cliente - proveedor se queda..... "algo escasa".

En estas situaciones, hemos de tener en cuenta que el proveedor va a tener la responsabilidad de implantar y mantener con garantías una estructura que para el cliente va a resultar vital.

No debemos olvidar que al implantar un CRM ERP depositaremos en él la mecanización de toda la operativa y administración de la empresa, es decir, estamos hablando de que cualquier incidencia pude desembocar en situaciones críticas, como la incapacidad de facturar, de producir un pedido, etc.

Por este motivo, a la hora de seleccionar un proveedor, tanto nosotros como él, deberíamos ser conscientes de que la verdadera relación que deberíamos crear es la de una Sociedad tecnológica.

¿A que me refiero con sociedad tecnológica? cuando hablamos de "socios" como concepto, todos tenemos en mente una situación en la que los dos aportan y los dos se benefician de los resultados.

Pues bien, a eso me refiero, la relación del proveedor con su cliente no puede estar basada en los parámetros tradicionales, donde se procura vender y obtener el máximo beneficio.

El proveedor, por su parte ha de velar no solo por el correcto funcionamiento de la herramienta o los servicios contratados, sino que como conocedor y experto en este área, debe ser capaz de asesorar a su cliente, no con la visión de las ventas, sino con el interés puesto en la optimización y racionalización del gasto que el cliente vaya a destinar en IT (Tecnologías de la información).

Soy muy consciente de que esto se puede... "vender" de maneras muy distintas, y que no resulta difícil justificar porqué se recomienda una inversión determinada en "aras" de una mejor productividad.

Desde luego que el principal aspecto que determina esta situación es la ética, tanto de nuestro asesor comercial, como la de la propia empresa que este tiene detrás, me explico. No es lo mismo un asesor comercial al que su empresa le prime por la fidelidad de sus clientes que otro al que la empresa prime única y exclusivamente por las ventas.

Desde luego todos respetamos y protegemos nuestra ética y nuestra dignidad de una manera u otra, pero bien es cierto, que si desde atrás no te están.... "empujando" a realizar acciones poco éticas, siempre resulta más sencillo.

Con la libertad de poder ofrecer a sus clientes lo que de verdad considere oportuno sin el goloso caramelo de una "prima", es cuando el asesor comercial puede realmente velar por los intereses de su cliente... Un momento.. ¿De su cliente o su socio tecnológico?

Cuando el asesor comercial ha comenzado una  actuación de ese tipo, ya está sentando las bases para crear esa "sociedad tecnológica"

Hay quien puede pensar que en esta situación estaría perdiendo ventas, y no es así ni mucho menos. Con este modelo de gestión, el asesor comercial está aportando sus granitos de arena para un mayor y mejor crecimiento de su cliente, y este crecimiento es el que por su propia inercia, le reportará los beneficios al asesor comercial gracias al crecimiento tecnológico que debe acompañar el crecimiento de toda empresa.

Hemos visto que debe hacer el proveedor de servicios para propiciar esa relación de sociedad, pero ¿que debe hacer el cliente?.

Creo que el cliente debe responder con la misma ética, no le resultará difícil  basta con mostrar su plena colaboración e implicación en los proyectos que aborden de manera conjunta y que no trate de exprimir al proveedor.

¿A que me refiero con tratar de exprimir al proveedor? Me refiero a la diferencia entre una negociación para abordar el proyecto, que por supuesto puede, e incluso diría "debe" ser intensa, exigente e incluso diría "agresiva" (siempre respetando a la parte contraria y las formas por supuesto) y esa negociación que busca reducir el precio hasta tal punto que hace que el proveedor reduzca el beneficio de la operación a 0.

Hace ya unos años, cuando comenzaba en estas materias, un cliente me dijo algo que me encantó:

  - Mi interés principal es que tengas beneficios y crezcas, si es así, cada vez me ofrecerás mejores servicios.-

Creo que fue ahí cuando comencé a dar forma a la idea de cambiar la relación con mis clientes a la relación de sociedad tecnológica.

A pesar de lo que me dijo, puedo garantizaros que ese cliente ha sido con el que he tenido las negociaciones más duras de mi carrera profesional, eso si, siempre, ha hecho gala de una caballerosidad impecable.

Cuando un proveedor y un cliente, buscan beneficiar al otro, es cuando realmente se crea esa relación que puede y debe perdurar muchos años. Es, una sociedad tecnológica.

Autor: Jose David Rodríguez

Business intelligence en el CRM ERP

El Business Intelligence es un concepto que actualmente se encuentra en boca de todos, por lo que vamos a intentar desgranar a que se refiere en realidad y cual es su aplicación con las nuevas herramientas de trabajo CRM ERP.

Wikipedia nos define Business Intelligence como: inteligencia empresarial, inteligencia de negocios o BI (del inglés business intelligence) al conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de datos existentes en una organización o empresa.

No es que me fíe demasiado de Wikipedia, es tan solo que me parece un buen punto de partida.

Vista esta definición, podemos centrarnos en la frase "herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de datos existentes en una organización o empresa."

Para poder entender realmente el concepto de los programas BI, debemos entender por qué nacen.

Antes de la expansión de las herramientas CRM ERP hacía los mercados de las pequeñas y medianas empresas, estás, como ya hemos comentado en artículos anteriores, realizaban el soporte de sus procesos (administrativos, financieros, contables, operativos, comerciales, etc.) mediante herramientas inconexas, es decir, mediante islas de información.

Probablemente se tuviera un programa que realizara la contabilidad y la presentación de impuestos, los comerciales podrían llevar su gestión en archivos de Word, quizás combinados con Excel, la parte productiva, sea almacén o fabricación o cualquier otro, es posible que tuviera un programa específico de su sector, etc.

Podemos imaginar que ante este panorama, cuando el responsable de la organización deseaba extraer cierta información como podría ser, comparativa de los importes ofertados vs. importes facturados, actividad operativa vs. costes, etc. tenía que cruzar información de esas diferentes "islas de información", con lo que podemos imaginar la locura en la que eso se puede convertir.

Es en base a estas situaciones, es cuando nacen las herramientas de BI, cuyo principal papel se basa en recolectar las distintas informaciones provenientes de cada una de las islas para después poder cruzarla y mostrarla de manera organizada y fácil de visualizar, de manera que ahora sí, el responsable de la organización puede obtener datos fiables con los que poder tomar decisiones, crear estrategias, etc.

Sin embargo con la expansión del uso de herramientas CRM ERP  este tipo de herramientas (herramientas de BI) Comienzan a perder peso en el mercado por la nueva situación que los CRM ERP crean en las organizaciones.

Si nos atenemos a la filosofía CRM ERP  este, ha de eliminar las islas de información existentes en la empresa para aunar todos los procesos en una única herramienta, de manera que ahora, cruzar  la información, extraerla y visualizarla, se convierte en una tarea sencilla.

De todas maneras, y seguramente siguiendo el "Boom" y el tirón que tiene el concepto de "Business Intelligence" la mayor parte de los CRM ERP  ofrecen módulos específicos de BI, que en el mejor de los casos, lo único que aportan, o mejor dicho, que deberían aportar es facilitar la observación de los datos, ya que por definición, sin esos módulos, el CRM ERP ya debería aportar la funcionalidad necesaria para poder extraer los datos de manera que resulte sencillo informarse para la correcta toma de decisiones o creación de estrategias.

Autor: Jose David Rodríguez

Viaje a Colombia. Proyecto de dinamización y desarrollo del uso de herramientas CRM ERP

Por fin, y tras mis vacaciones, se confirma. El próximo 7 de Noviembre viajaré a Colombia, a Santiago de Cali en concreto, para colaborar en un proyecto de dinamización y desarrollo del uso de herramientas  CRM ERP , en concreto de Expertis.

Comienzo este proyecto con una increíble ilusión, ya que estoy seguro de que además de aportar todo lo que pueda a todos aquellos que estén interesados en este tema, tendré la oportunidad de conocer modelos de gestión de empresas que aunque coincidan en muchos aspectos con los que conozco aquí en España, sin duda tendrán una sin fin de matices que me enriquecerán y me ayudarán a crecer profesionalmente.

Participaré en este proyecto de la mano del fabricante de ERP,  Solmicro y con la empresa en la que trabajo, Ibis Computer.

Aunque el proyecto "in situ" comience el 8 de noviembre, aquí ya ha empezado, preparando herramientas, documentación, agenda de trabajo, etc.

Dada la implicación que este proyecto, la ilusión y el tiempo que va a requerir de mi, dispondré de menos tiempo para continuar las publicaciones en este blog, pero tampoco pretendo abandonarlo, sino que las reduciré a una o dos por semana en lugar de a las tres que he venido manteniendo desde el principio.

Para el próximo artículo retomaremos la temática del  blog  donde la habíamos dejado.

Autor: Jose David Rodríguez

Agradecimiento a los lectores y vacaciones

Hace hoy 50 días comencé este nuevo proyecto personal con mucha ilusión y el resultado a día de hoy es que esa ilusión ha ido creciendo día a día gracias a la acogida que ha recibido el Blog. Por este motivo es por lo que quiero brindar mis mas sincero agradecimiento a todos los lectores que habéis venido a visitar mi pequeño rinconcito. Por supuesto a todos aquellos que desde Madrid, Barcelona, Sevilla, Elche, Vigo, Vitoria, Manacor y Agullent han dedicado una especial atención a todo aquello que he ido escribiendo.

También quiero agradecer muy especialmente la impresionante acogida que he recibido desde Colombia, con lectores muy participativos desde Santiago de Cali y todo El Valle del Cauca, Bogotá, Antioquía y Norte de Santander, así como todas las visitas recibidas desde Perú.

Vuestras visitas, los comentarios hechos tanto en el Blog, Linkedin, como en los correos intercambiados con muchos de vosotros me animan a continuar con este pequeño sueño que es hacer que el mundo de los  CRM ERP´s sea más cercano y comprensible para todo el mundo.

En cualquier caso, y después de haber pasado todo el verano viendo como todo el mundo se iba de vacaciones, es ahora cuando llega mi turno. 

Por fin comienza lo que creo es un merecido descanso con la intención de recargar las pilas y volver con renovadas energías.

Los correos o comentarios que reciba durante mis vacaciones los responderé a mi vuelta, un poquito después de mediados de Septiembre, momento en el que reanudaré las publicaciones en el Blog.

Hasta entonces me despido con mis mejores deseos para todos vosotros en lo que queda de verano.

José David