Como elegir un CRM ERP (El caso de negocio en la demostración del producto)

Una de las fases fundamentales en la elección de un  CRM ERP  es la demostración del producto.

En este sentido debemos huir de presentaciones estándar y buscar una adecuada y personalizada a nuestras necesidades. Por este motivo lo mejor es ofrecer al proveedor un caso de negocio en el que hayamos detallado los procesos a los que debemos ofrecer cobertura.

Para este caso de negocio podemos tomarnos la molestia de redactarlo o bien, en una reunión previa, contarle al proveedor nuestras necesidades y expectativas para nuestro nuevo CRM ERP y que sea él quien lo redacte. En cualquier caso, sí es importante que quede escrito y que podamos haberlo revisado para confirmar antes de la demostración del producto que el proveedor ha comprendido nuestras necesidades.

¿Que información debe contener un caso de negocio para la demostración de un CRM ERP?

Para pensar en nuestros procesos a mi me gusta comenzar desde la fase de venta de mi organización, es decir, identificar los procesos de la empresa con respecto a la búsqueda de clientes, oferta de servicios, etc.

Después imaginamos la trayectoria de un cliente que acepta una oferta o un contrato y comienza a realizar pedidos en firme de productos o servicios, detallar como los producimos y ejecutamos, la manera y particularidades de la facturación de esos productos suministrados o servicios ofrecidos, los procesos de cobros, contabilización, como exploto estadísticamente toda la información generada y como navego en su trazabilidad dentro del CRM ERP

En el apartado de compras sucede exactamente igual, son circuitos muy similares. Primero reflejar como compras decide comprar, si se le realizan solicitudes, si analiza las necesidades en función de stock, pedidos de venta, de compra ya realizados, existencias mínimas, previsiones, entregas programadas, etc. Como se realizan las recepciones, si es en nuestros almacenes, en almacenes de clientes, si cuento con almacenes propios en proveedores y como realizo luego la facturación y los pagos, llegando al igual que en ventas a la emisión de estadísticas para la toma de decisiones.

A continuación podremos observar un ejemplo de caso de negocio:

Caso  práctico Empresa ficticia S.L.

Generar un pedido de venta para el cliente EJEMPLO S.L. 

· botellas 370 ml =  14500 Uds.

· tapones =  Uds. KG

· Etiquetas = 1.500 Uds.

Generar un pedido de venta, aceptando la anterior oferta para el cliente EJEMPLO S.L. realizando una comprobación de disponibilidad en almacén.

· botellas 370 ml fabricado  =  14500 KG

· tapones =  5000 KG

· Etiquetas = 1.500 Uds.

Generar una expedición, del anterior pedido para el cliente EJEMPLO S.L. Con una fecha determinada

· botellas 370 ml fabricado  =  14500 Uds.

Generar una expedición, del anterior pedido para el cliente EJEMPLO S.L. Con fecha distinta a la anterior expedición y realizando la entrega del material pendiente de entrega:

· tapones =  5000 Uds.

· Etiquetas = 1.500 Uds.

El cliente EJEMPLO S.L.Nos abre una reclamación por el retraso en la entrega de la segunda expedición.

· Se debe reflejar la incidencia

· Revisar el momento del error y sus causas.

· Proponer soluciones

· incorporar las soluciones a los procesos para prevenir la repetición de la incidencia.

 Debemos realizar factura con modificación de los vencimientos iniciales por acuerdo posterior.

Debemos agrupar el importe de vencimiento generado con dos cobros retrasados para su cobro total en una sola domiciliación dentro de quince días.

Proceso de comrpas.

Una vez generado el pedido de venta anterior, desde compras se debe realizar una previsión de compras donde aparezca la necesidad de compra de 500 etiquetas.

El estudio de las necesidades de compra se ha de realizar valorando:

• Stock actual
• Stock mínimo.
• Stock de compra.
• Pedido de compra anteriores.
• Pedidos de venta.
• Previsiones de aprovisionamiento realizadas a principios de año
• Previsiones de venta realizadas a principios de año.

  Evidentemente hemos propuesto un caso de negocio muy sencillo, este deberá ser personalizado en función de las causísticas particulares de cada empresa y de las expectativas que tenga para el nuevo sistema CRM ERP, añadiendo aspectos particulares como nuestro proceso de fabricación o como desarrollamos un proyecto en caso de que tuviéramos alguno de los dos.

Autor: Jose David Rodríguez