Hay momentos que llevan a una empresa a plantearse la adquisición de una herramienta ERP, decisiones que suelen provenir del deseo de trabajar de una manera más organizada y optimizada. Sin embargo, también existen situaciones en las que una empresa no se lo plantea, y continúa trabajando sin la ayuda de este tipo de herramientas o con la desorganización y la baja optimización con la que han venido trabajando hasta el momento, en una especie de “huida hacia adelante”, sin “pararse a afilar el hacha”.
Es en estas situaciones, cuando la empresa no se ha planteado un cambio de dirección hacia la mejora de sus procesos es cuando debemos estar atentos a las señales que nos advierten de que la incorporación de un sistema ERP se vuelve cada vez más urgente.
1.- Cuando la relación esfuerzo – beneficio es desalentadora.
Cuando estamos realizando un gran esfuerzo en el trabajo del día a día, y sin embargo los resultados no son los esperados, se hace evidente que debemos cambiar algo en nuestra estrategia, y ese cambio deberá ir orientado a la reorganización de nuestros procesos para optimizar mucho más nuestros esfuerzos.
No es extraño encontrar empresas donde trabajan con una gran dedicación e intensidad, sin embargo, se encuentran inmersos en un mundo de burocracia y reprocesos que, al igual que las arenas movedizas, cada vez que intentan salir de él les engulle más y más.
Por ejemplo, cuando la empresa es consciente de que necesitan optimizar la información que manejan para ser capaces de tomar decisiones estratégicas más correctas, la acción es contratar a una persona que se encargue de procesar y reprocesar los datos, datos que con toda seguridad no serán confiables, y sin embargo su estructura se acaba de engrosar.
Es fácil detectar que, por ejemplo, los pedidos no salen a tiempo, y la acción correctiva es contar con un nuevo perfil que se encargue de: Validar los pedidos de venta, reorganizar la planificación de entregas, confirmar las existencias en inventario, etc…
Podemos observar que las acciones correctivas siempre son incorporar un nuevo perfil y que se encargue de gestionar la información ya existente, lo cual suele conllevar el incremento de burocracia, por ejemplo, una nueva plantilla que deben rellenar los comerciales con la información del pedido a enviar al cliente, y que esta debe ser visada por el director comercial, el jefe de Inventarios, el responsable financiero y en ocasiones hasta el gerente de la compañía.
Este tipo de desajuste en los procesos, son eliminados gracias al uso de un sistema ERP sin la necesidad de engrosar la estructura, ni de crear nuevos procesos burocráticos.
2.- Cuando las condiciones económicas del entorno cambian o van a cambiar.
Cuando las condiciones económicas en las que trabajamos se modifican, o pueden ser modificadas es el momento de poner más esfuerzo en:
- Marketing
- Optimización.
Cuando se avecina una crisis, un descenso de la actividad económico – empresarial, o la competencia ha realizado alguna incursión desestabilizadora (como una bajada de precios), es el momento de potenciar nuestras ventas y optimizar nuestros costos.
Muchas empresas, cuando se avecina este tipo de situaciones, lo que hacen es contener la inversión, y es precisamente en estos tiempos cuando debemos potenciarla.
Por supuesto que lo ideal es haberse preparado con anterioridad ante este tipo de eventos, pero si no lo hemos hecho, es cuando “vemos las orejas al lobo” cuando no debemos perder tiempo.
La última crisis en España ha destruido un porcentaje importante del tejido empresarial, sin embargo, las empresas que han conseguido superar esta situación han sido esencialmente las que:
- Se encontraban saneadas o se han saneado rápidamente cuando comenzó la crisis.
- Han hecho una apuesta importante por potenciar sus ventas.
Para poder contar con una empresa saneada, es imprescindible que ésta se encuentre optimizada y sus costes de estructura contenidos. Hacer esto sin una herramienta ERP es prácticamente misión imposible.
Para potenciar las acciones de marketing y las ventas, la ayuda de un sistema ERP que cuente con un CRM integrado, sin duda, marcará la diferencia en los resultados obtenidos.
3.- La empresa ha alcanzado el límite del crecimiento desorganizado.
Cuando una empresa se encuentra en periodo de crecimiento, éste puede continuar y ser sostenido durante un tiempo finito. El crecimiento de la empresa puede ser soportado por la voluntad y la entrega de sus trabajadores, y por la intensidad en el trabajo y en el deseo de ofrecer la calidad que los clientes necesitan.
Sin embargo, llega un momento en que el volumen de información y de actividad es tal que se produce un estancamiento en la evolución de la empresa, es lo que se denomina “Límite del crecimiento desorganizado”. Es decir, la empresa no puede avanzar más si no se produce una transformación en la organización y optimización de procesos, corriendo el riesgo en caso contrario de incurrir en errores que disminuyan la satisfacción del cliente, o incluso que afecten al correcto cálculo y seguimiento de los beneficios de la empresa, pudiendo incluso incurrir en pérdidas (al menos en ciertas operaciones) sin tener conocimiento de ello hasta que sea demasiado tarde.
Si nos encontramos en esta situación, es evidente y urgente la incorporación de un sistema ERP que nos ayude a reestructurar nuestros procesos y a permitir que la empresa pueda continuar evolucionando y creciendo.
4.- Excesos burocráticos.
La sobre estructuración de los departamentos, o labores administrativas en una organización, es uno de los errores más habituales que suele cometer una empresa.
Cuando observamos que este tipo de labores necesitan constantemente la incorporación de nuevos perfiles que ayuden a sofocar la carga de trabajo administrativa, es sin duda el momento de recurrir a una herramienta ERP.
Cuando por ejemplo, encontramos carencias en la gestión de nuestros inventarios y al consultar con el responsable nos indica que necesita más personal para poder registrar y planificar correctamente la gestión de los mismos, es cuando más necesitamos un ERP para aliviar esa carga, y sin embargo cuando menos nos lo planteamos, la solución suele ser presionar al responsable para que lo haga mejor con su actual personal o ayudarle con la contratación de un nuevo perfil.
Podemos observar esta situación en prácticamente todos los departamentos de las empresas, siendo el departamento de contabilidad uno de los más afectados, ya que, para poder disponer de un correcto análisis de los centros de costos, se suelen ver Departamentos con 9 o 15 personas donde tan solo serían necesarias dos.
5.- Información no confiable.
Cuando no podemos confiar en la información que obtenemos de los distintos programas o herramientas de gestión que usa nuestra empresa necesitamos un sistema ERP con urgencia.
No es extraño encontrar en las empresas que los datos de sus distintas islas de información no coinciden, y ¿entonces?, ¿de cuáles podemos fiarnos?
Por ejemplo, para analizar las ventas, una empresa pide un informe a sus comerciales, quienes crean un Excel donde registran la información de las ofertas aceptadas y documentadas en Word (Posible error humano en la transcripción de la información entre otros), pero si comparamos esa información con el informe que nos aportan los movimientos de inventario o el programa de facturación no coinciden.
Podemos encontrar la misma situación al analizar los costos, ya que la contabilidad general puede arrojar unos valores de costos de personal, mientras la gestión de los centros de costo puede indicar un valor completamente distinto.
Ante esta situación existen dos opciones, una, ajustar los datos (engañar a los sistemas para hacerlos coincidir) o contar con una herramienta ERP, la cual, gracias a que cuenta con la información unificada, organizada y trazada nos ofrecerá una información fiable al 100%.
6.- Dificultad en la información y en la toma de decisiones.
Como hemos visto en el punto anterior, no siempre contamos con información fiable para poder realizar la toma de decisiones estratégicas que necesita nuestra compañía, y mucho menos poder realizarla en tiempo real, ya que unificar y decidir qué información de toda la “no confiable” que tenemos, es la que vamos a tomar de referencia para nuestra toma de decisiones.
En muchas ocasiones, una empresa ha realizado una o varias operaciones en las que el beneficio no es el esperado, y cuando nos damos cuenta es tarde para poder tomar medidas correctivas. Esta situación, en función de la envergadura de la empresa y de las operaciones, puede ser determinante para su continuidad.
Esta circunstancia podemos encontrarla al tener que consultar a distintos departamentos la información que necesitamos, tener que compararla, unificarla, o desestimar la que no nos parece confiable, y tomar, antes de nada, la decisión de cual es en la que vamos a confiar.
Generalmente esta decisión suele apuntar a la información que nos llega desde el departamento de contabilidad, sin embargo, hasta que este departamento pueda recabar los datos, darle forma y registrarlos en su software contable para poder ofrecérnoslos de una manera normalizada, puede haber pasado demasiado tiempo como para poder actuar sin consecuencias.
Un ERP nos ofrece la capacidad de realizar toma de decisiones en tiempo real, ya que los datos que visualizamos en él, y tal como hemos visto en el punto anterior, son totalmente confiables.
Por lo tanto, si detecta una de estas señales en su compañía no dude en plantearse seriamente la incorporación de un sistema de gestión ERP.
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