Ya hemos avanzado un poco entendiendo qué es y para qué se
usa la parte de CRM, ahora profundizaremos en el aspecto del ERP.
Si volvemos a acudir a Wikipedia encontramos lo siguiente:
“Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales,
o ERP (por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning)
son Sistemas de Información Gerenciales
que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de
producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción
de bienes o servicios.”
Como por lo menos, a mi modo de ver, esta definición no aclara mucho, vamos a intentar
profundizar más en cual puede ser la filosofía que marque el uso de un ERP, y
en su concepto, que en el intentar realizar una definición mejor que la que
hemos leído.
Como ya comentábamos en el apartado de CRM, en una empresa
es habitual que existan “islas de información” desconectadas unas de otras. Esta
situación suele conducirnos a:
·
Duplicidad
de datos. Es decir, al tener por ejemplo los comerciales su propio programa
de gestión de los clientes y realización de ofertas, administración el de
facturación y contabilidad, y otro programa o algunas hojas Excel preparadas
para la gestión técnica u operativa, suele suceder que el comercial da de alta el
cliente en su sistema, administración lo mismo y de igual manera el departamento
técnico. Como podemos observar esto duplica claramente el trabajo de dar de alta datos en nuestro sistema, ya que igual sucederá con artículos, proveedores, etc.
·
Aparición
de errores. Dada la situación anteriormente descrita, una oferta realizada
en el sistema de los comerciales, ha de ser a su vez “picada” en el de los técnicos y en
el de administración, y esto, realizado por personas, puede conducir a errores
debido a confusiones o equivocaciones al “picar” nuevamente los datos.
·
Incoherencia
de datos: Es habitual que lo que en el programa de comerciales se llame
artículo 0012, con la descripción “Servicio de atención urgente”, en cualquiera
de las otras “islas de información” se llame, artículo SAU67, con la
descripción “Atención prioritaria”.
·
Dificultad
para la explotación de la información: Dado lo anterior, es evidente que en
el momento que queramos sacar estadísticas para informarnos del resultado de
nuestra actividad para con ese artículo, nos va a resultar muy complicado, ya
que antes de ello, deberemos investigar cómo lo “denomina” cada uno de nuestros
departamentos, además de aunar y cruzar los resultados estadísticos de cada uno
de ellos. En esta situación, suele ser habitual que obtengamos unos resultados
de una de nuestras islas, y otro distinto de otra, por lo que nos volverá a
tocar investigar y trabajar para determinar cúal es el resultado de nuestra
actividad y esto, repetido en tantos artículos, clientes o cualquier otro concepto que deseemos estudiar.
Estos son tan solo unos pocos ejemplos de situaciones que
suelen ser habituales cuando no se trabaja con un ERP, desde luego existen más,
pero iremos descubriéndolos cuando vayamos comentando las ventajas que este
tipo de sistemas nos ofrece.
¿Cómo soluciona las anteriores situaciones un sistema ERP?
Un sistema E.R.P. se basa en la idea del dato único, es
decir, el dato una vez introducido viaja por el sistema, y no ha de “picarse
de nuevo”. Para que esto sea posible, el sistema, ha de ser capaz de abarcar
todos los ángulos del negocio, aunando administración, comercial,
contabilidad, almacén, compra y venta, servicios técnicos, en caso de que los
hubiera, así como cualquier otro departamento de la empresa. De esta manera,
cuando por ejemplo el comercial introduce el nombre de un cliente, en
administración ya aparece, con la misma codificación y descripción dada en su
introducción.
No es difícil entender que gracias a esto, hacemos
desaparecer los inconvenientes anteriormente citados como Duplicidad de
información, errores, incoherencia de datos, dificultades para la explotación
de la información y otros muchos que iremos comentando más adelante.
Por supuesto todo beneficio requiere una contraprestación.
Un ERP no es un Excel para todos. Un ERP para poder ofrecer esa coherencia
en los datos, requiere una estructuración de los mismos así como de sus reglas
de funcionamiento que no obedecen a la libertad que nos ofrece Excel o Word,
pero también ahondaremos en este aspecto con el tiempo.
Ahora ya nos debe resultar sencillo responder a la
pregunta de ¿Qué es un CRM – ERP? Y también nos debe ser sencillo entender que
si necesitamos un CRM, este por definición debe ir embebido, ser parte natural
del ERP con el que trabajemos.
Autor: Jose David Rodríguez
Hola. Muy interesante e instructivo artículo acerca del Sistema ERP. Gracias y sigan así. Saludos.
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