A la hora de implantar un ERP el equipo de personas que
vayan a responsabilizarse del proyecto resulta con toda seguridad el aspecto
más determinante para el éxito de la implantación.
El equipo responsable de la implantación del proyecto, por
lógica, deberá estar dividido en dos, aunque por supuesto sea necesario que
trabajen como uno sólo, El equipo del proveedor de servicios y el equipo del
cliente.
No incidiremos tanto en el equipo del proveedor de
servicios, ya que por parte de estos (Los proveedores de servicios) es un
aspecto sobradamente conocido y cada uno de ellos puede tener sus distintos
tipos de esquema de equipos de trabajo.
Sin embargo, me parece importante incidir en la parte del
cliente. Pocos de ellos (de los clientes), tienen consciencia de que cuando se
embarcan en un proyecto de implantación de un ERP existen una gran cantidad de
trabajos que no es posible ni comprar e incluso ni recomendable subcontratar.
La figura más importante y creo que más decisiva en la
implantación de un ERP es el Director de proyecto interno.
El Director de proyecto interno es el interlocutor principal
con el proveedor de servicios y entre sus principales características se
encuentran.
Amplia capacidad de
toma de decisiones. Si bien no es necesario que tenga capacidad para tomar
todas, es necesario que pueda disponer de gran autonomía en este sentido y que
la organización pueda depositar en él su confianza, para no tener que retrasar
cualquier decisión a la autorización de la empresa. Es normal que en alguna o
algunas decisiones de calado, deba consultar o pedir permiso, pero en lo
habitual y en pro de la agilidad del proyecto, esta persona debería disponer de
gran autonomía.
Gran conocimiento
general de la organización. Desde luego no es necesario que conozca con
todo el nivel de detalle todos y cada uno de los departamentos de la empresa,
pero sí ha de ser una persona con un gran conocimiento general de la
organización y todos sus procesos, a pesar de que para poder profundizar en
ellos deba apoyarse en los respectivos responsables de departamento.
Capacidad de
organización. Aunque he estado tentado de titularlo “capacidad de
organización y liderazgo”. Es cierto que si se ha contratado a un proveedor de
servicios serio, con poder contar con capacidad de organización es suficiente.
Esta será necesaria para poder organizar a los responsables de departamento y
poder obtener de ellos, en compañía del Director de Proyecto del proveedor de
servicios la información preliminar necesaria, así como para poder realizar los
posteriores seguimientos de avance del proyecto y las oportunas fases de
pruebas.
Algo que me he encontrado en no pocas ocasiones, es la idea
del Director de proyecto interno de que puede dejar al consultor con el
responsable de algún departamento para que acuerden o se expliquen algo.
Una misión fundamental e ineludible del Director de proyecto
interno es estar en todas y cada una de las reuniones del proyecto, de manera
que siempre se encuentre al día y cuente con información de primera mano, de cualquier aspecto que
pueda surgir.
Si estas son las características, que tenidas en cuenta como
mínimos ha de tener un Director de proyecto interno, sus misiones serán las
siguientes:
Seguimiento interno
del proyecto. En base a lo acordado y firmado y tomando estos documentos
que serán el presupuesto y los oportunos contratos como guía de actuación, el
Director de proyecto interno debe ser vigilante de los intereses del cliente
del proyecto.
Catalizador del
cliente frente al proveedor. En todo proyecto y especialmente los usuarios
finales, pueden presentar sus propias necesidades, que pueden estar alineadas
con los objetivos del proyecto o no, Pueden existir los típicos usuarios
barrera e incluso la Dirección puede suponer en ocasiones una barrera o un
freno al proyecto al no conocer de primera mano la situación, los avances o las
características técnicas o tecnológicas del mismo. Es el Director del proyecto interno,
quien tras haber defendido los intereses del cliente, tiene la primera
responsabilidad a la hora de comunicar e informar a todos los usuarios (o a los
que considere necesario) y a la Dirección de la empresa de la evolución del
proyecto, para que al ser comprendido, no se produzcan situaciones como:
· .- Yo no voy a pagar por esto!!!!!!
Y cuando se explica el motivo sin asperezas, al final, como
poco se entiende. Podrá pagar o no, pero al menos entiende la necesidad de que
determinada actuación deba ser valorada fuera del presupuesto y decidir si su
coste le merece la pena o no.
Comunicación ágil. Es
de vital importancia que ambos directores de proyecto tengan una comunicación
ágil.
He tenido experiencias en proyectos donde ha habido que perseguir al
Director del proyecto interno durante semanas con correos y llamadas para
conocer el avance de sus trabajos internos. Esta situación aunque se hubiera
avanzado mucho en el proyecto de manera interna por el cliente, está denotando
una clara falta de comunicación que sin ningún lugar a dudas acabará pasando
factura el proyecto.
Implicación. Del
anterior punto se desprende la importancia de que el Director de proyecto
interno se encuentre completamente implicado e identificado con el proyecto.
Para ello es necesario no solo que la organización le haya dotado de las
competencias necesarias, sino que mantenga el apoyo en él durante toda la
ejecución del proyecto.
Autor: Jose David Rodríguez